Kepes Ágnes, Sille István

Gyakorlati protokoll

Hoszteszeknek, rendezvényszervezőknek

4. A konferencia regisztrációja

A szervezők feladatai

A konferencia helyszínén lévő regisztráció módját és nagyságát a résztvevők száma és az átadásra kerülő anyagok határozzák meg. Amennyiben a résztvevők névre szóló kitűzőt viselnek a konferencia egész ideje alatt, akkor a regisztrációban jól látható helyen kell feltüntetni az ábécé szerinti regisztrációs pontot, hogy az érkezők a lehető leggyorsabban ahhoz a hoszteszhez álljanak, ahol vezetéknevük alapján a kitűzőjüket, illetve a konferencia anyagait át tudják venni.
Egy másik szervezési megoldás – ha kevesebb regisztráló személyzet áll rendelkezésre –, hogy a kitűzőt, szobakártyát, étkezési jegyeket előre, személyre szólóan összeállítják, majd névsor szerint, az ábécé betűivel megjelölt dobozokban helyezik el. Ez a megoldás nagyon célszerű, de igen pontos előkészületet kíván. Ha valakinek a neve nincs jó helyen, akkor hosszadalmas kereséssel, akár az egész csomag felforgatásával lehet csak megtalálni, ami az illető résztvevő hosszú várakozását idézi elő.
Bármilyen regisztrálási módot válasszanak is a szervezők, regisztrációs ívet feltétlenül kell készíteni a hoszteszek részére, több példányban, és többfajta csoportosításban is. Egy lista készüljön a konferenciára jelentkezők teljes névsorával, megjelölve a visszaigazolást, szükség esetén a díj átutalását, befizetését, a szállásfoglalásukat, igényelt étkezéseiket stb. Szükséges egy lista, amelyen a delegáló cégek neve alapján is lehet keresni, hiszen előfordulhat, hogy az adott cégnél a résztvevő személyében változás történt, amit a szervezőkkel nem közöltek idejében.
A regisztrációban az ún. „problémás” esetek intézéséhez ajánlatos a konferencia jelentkezéseinek anyagait is tárolni. Az e-mailen történő jelentkezéseket kinyomtatni, jelentkezési lapokat személyes névsor vagy cégnév szerinti sorrendben lefűzve a regisztrációban elhelyezni. Fontos, hogy legyen a helyszínen olyan személy, aki ezekben az ügyekben (nincs regisztrálva, nem egyezik a szállásfoglalás, más szolgáltatást rendelt, személyesen vagy telefonon egyeztetett csak, változtatott stb.) kompetensen tud intézkedni.
A regisztrációban dolgozó munkatársaknak, főleg a hoszteszeknek ajánlatos formaruhát viselniük, de legalább „szervező” vagy „staff” feliratú névkitűzőt hordani, hogy a résztvevők egyértelműen felismerhessék azokat a személyeket, akik útbaigazítással, információkkal a rendelkezésükre állnak.

A hoszteszek feladatai

A helyszíni regisztrációban a hoszteszek feladatai nem térnek el túlzottan az előregisztrációban végzettektől, de a személyes ügyek, kívánságok intézésére általában nincs mód. Külön kívánságoknak csak abban az esetben tudnak eleget tenni, ha a megfelelő számú személyzet a folyamatos regisztrációt egyébként zökkenőmentesen tudja biztosítani. Ajánlatos az egyéni kéréseket, kívánságokat feljegyezni, és ezeket alkalmasabb időpontban elintézni.

Ilyen kívánságok lehetnek például étkezések cseréje, szobabeosztások átszervezése, plusz szállás és étkezési igények bonyolítása, találkozások megszervezésének igénye, utazással kapcsolatos kívánságok teljesítése, szervezése. A regisztráció személyzete minden esetben a konferencia egész ideje alatt a résztvevők rendelkezésére áll, tehát ezen külön kívánságok megszervezéséhez az előadások kezdetét követően biztosan jut majd elegendő idő. A beengedés regisztrációjának ideje alatt azonban a hoszteszeknek egyéb ügyekkel nem szabad foglalkozniuk. A vendégek kéréseit feljegyzik, majd, amikor mód nyílik rá, feltétlenül el kell intézniük azokat.
A hoszteszek a regisztrációban változtatásokról érdemi döntést nem hozhatnak. Minden esetben sürgősen a szervezőkhöz kell fordulniuk, és a vendéget, résztvevőt személyesen kísérve kell átadni a szervezők képviselőjének.
A hoszteszek a konferencia résztvevőiről bármilyen információt csak a szervezők hozzájárulásával adhatnak. A résztvevők létszámáról, költségekről és egyéb anyagi természetű dologról természetesen semmiképpen nem informálhatnak illetéktelen személyt.

Tartalomjegyzék

Kiadó: Akadémiai Kiadó

Online megjelenés éve: 2016

ISBN: 978 963 059 764 7

Gazdaság

A szerzőpáros, Kepes Ágnes és Sille István könyve elsősorban azoknak hasznos, akiknek fő feladatuk a rendezvények szervezése, a hoszteszeknek, akik a különféle események sikerét közreműködőként biztosítják. Emellett praktikus információkat tartalmaz a könyv PR-ügynökségek, kommunikációs cégek munkatársai számára, de azoknak is, akik különféle szolgáltatásokat ajánlanak különböző események, rendezvények szervezéséhez. Sőt, a könyv segítséget nyújt azoknak is, akik a rendezvényeknek „csak” meghívottjai, résztvevői. Őszintén bevallom, elfogult vagyok a szerzőpárossal kapcsolatban. Kepes Ágnessel számtalan rendezvényt szerveztünk együtt. Sille Istvántól tanultam meg, s később együtt is tanítottam vele a protokoll és etikett alapjait, elméletét és gyakorlatát egyaránt.

Azt gondolom, hogy fontos szakmai könyvet írtak meg.

A könyvet egy, a könyvből vett idézettel szeretném a kedves olvasó figyelmébe ajánlani. Így szól: „nincs semmi fontosabb, mint a mosoly”. Az olvasó, legyen az rendezvényszervező, szolgáltató vagy részt vevő munkatárs, hosztesz, házigazda avagy résztvevő, tekintse ezt a könyvet mosolyként, s használja akár tankönyvként, akár lexikonként vagy kézikönyvként, tanuljon meg e könyvből, annak szerzőivel együtt, mosolyogni.

Barát Tamás

A protokoll az apró részletek szociológiája, melyek, gondolom, nyilvánvalóak - az, hogy hány gomb van egy zakón, vagy milyen színű egy hosztesz ruhája, talán nem befolyásolja az öltözetek hordhatóságát, funkcionalitását. Ám ami a „szociológiát” illeti, ott már veszélyes vizekre evezünk. Társadalmilag veszélyesre. A protokoll megkülönböztet. Keveredik benne a hagyomány és a tisztelet a társadalmi hierarchiával. Mindenkinek a rangja szerint - a rang láthatóvá válik. Kasztok, alkasztok és al-alkasztok manifesztálódnak. Egy apró tévedés a hierarchia megsértését jelentheti - súlyosabb esetben országok megsértését. Ki a magasabb rangú, ki a vendég és ki a vendéglátó: Antonius vagy Kleopátra?

Ha a rendezvények szervezését nézzük, akkor a protokoll a vendéglátó, a szervező arculata. És, mint tudjuk, az arculat a kialakuló image meghatározó eleme.

A vendéglátásban részt vevők - a szakácstól kezdve a pincéreken át egészen a hoszteszekig - a vendéglátó meghosszabbított kezeként működnek. Egy unott, mísz hosztesz a vendéglátót, rendezőt mutatja fel unottként, nemtörődömként.

A szerzők évtizedeken át a gyakorlatban művelték a formális társadalmi események mesterségét. Sille István különféle nagy állami szervezetek társadalmi kapcsolatokért és eseményekért felelős vezetőjeként, Kepes Ágnes pedig a „tűzvonalban”, a vendéglátók és rendezvényszervezők meghosszabbított kezeként. Mindketten elmélyültek az apró részletekben, és mindketten átlátták a szervezés nagy egészét. Többek között közös bennük az is, hogy protokollhoz nem igazán értő embereket kellett irányítaniuk, felügyelniük. Megtapasztalhatták a rendezvények sötét oldalát is. Közös könyvükben mintegy GPS-t adnak a rendezvények szervezőinek kezébe. Megmutatják a helyes utakat és a leselkedő veszélyeket. A példák főként a lehetséges veszélyekről szólnak -tanulságosan, a még nem gyakorlott szervezők számára.

Minden rendezvény gazdájának ajánlom: használják bátran ezt a GPS-t - saját arculatukat csiszolhatják vele!

Sós Péter János

Hivatkozás: https://mersz.hu/sille-kepes-gyakorlati-protokoll//

BibTeX EndNote Mendeley Zotero