Ha mindent beosztottunk havi és napi sorrend szerint, könnyen láthatjuk, hogy mikor fognak összetorlódni a tevékenységeink, valamint hogy mikor fog ütközni a személyes és az üzleti időbeosztásunk a határidőkkel. Ebben a pillanatban a kritikus menetrend vázlata a kezünkben lesz. Ekkor kell nekiállnunk, és visszafelé haladva beosztanunk a menetrendet, valamint időpuffereket és határidőket is be kell építenünk, hogy legyen egy kis mozgásterünk. Ezeket az időpontokat dátum szerinti sorrendben rögzítenünk kell a kritikus menetrendben, hogy mindig tisztában legyünk velük, és kéznél legyenek, ha menet közben át kell szerveznünk valamit. Hagyjuk őket úgy, ahogy vannak, viszont a naptárunk segítségével rakjuk őket hátrább három vagy akár több nappal is. Válasszunk olyan napot, ami megfelel az ütemtervünknek, és nem szünnap, majd sorrendben írjuk be a határidőket. Adjunk magunknak egy kis mozgásteret. Ne ugyanarra a napra tervezzük az étel- és italfogyasztási garanciák intézését, valamint az egyik ügyféllista válaszainak feldolgozását, mivel a végleges létszám befolyásolhatja azt is, hogy hány asztalra lesz szükségünk, hogyan rendezzük be a termet és így tovább. Ezen kívül, ha a visszajelzések alapján a garantált minimális létszám alá mennénk, akkor időt kell szánnunk a lehetőségeink számbavételére, mielőtt megadjuk a végleges vendégszámot. Az időpufferek elengedhetetlenek. Mindenképpen építsük be őket, hogy be tudjuk tartani a beszállítók és a helyszín határidőit.