Már a dokumentációkészítés tervezési fázisában (3.2.1. alfejezet), a célközönséghez igazítás során szükség van a célnyelv(ek) meghatározására. Tehát az infomáció tervezésének magában kell foglalnia a használati utasítás helyi nyelvi követelményeinek azonosítását. Ezután a használati utasítások verzióit le kell fordítani, és rendelkezésre kell bocsátani. Továbbá érdemes fontolóra venni a fontos felszerelési és üzemeltetési óvintézkedések, valamint a biztonsággal kapcsolatos információk rendelkezésre bocsátását nyelvtől független biztonsági jelzések, grafikus szimbólumok és magától értetődő illusztrációk segítségével. Megjegyezzük továbbá, hogy a használati utasításokat általában az eladási ország hivatalos nyelvén (nyelvein) kell elkészíteni (IEC/IEEE 82079-1:2019).

Az eleve nemzetközi megjelenésre készülő dokumentáció készítésekor már a forrásszöveg (forrásdokumentum) írásakor érdemes szem előtt tartani néhány szempontot, hogy a szöveg későbbi, több nyelvre való fordítása a lehető legegyszerűbb legyen. Az információs szerkezetnek, a folyamatoknak és a forrásnyelvi tartalomnak nagy hatásuk van a fordításra – nemcsak a költségek és a minőség szempontjából, de az időtényezőt érintően is (ISO/IEC/IEEE 26511:2018). A forrásszöveg szempontjából fontos az egyértelmű és pontos fogalmazás, amelynek egyik velejárója az egyszerűség. Célszerű a lehető legegyszerűbb igeidők használata (a komplex időjelöléssel rendelkező nyelvek esetében), továbbá célszerű olyan formai kialakításokkal dolgoznunk, amelyek a célnyelven is megfelelők lesznek (például a kis- és nagybetű megkülönböztetése a legtöbb ázsiai nyelvben nem létezik).

További szempont lehet a kulturálisan meghatározott jellemzők (reáliák, konkrét adatok) használatának kerülése a forrásszövegben. Egy egyszerű példát tekintve: nem szerencsés a pénznemek pontos összegekkel való használata, ha csak általánosságban szeretnénk kifejezni, hogy valamilyen szolgáltatás valamilyen összegbe kerül. Egy nemzetközi szervizelési eljárás szervizszakemberek számára készített kommunikációs és elszámolási útmutatójában célszerű kerülni az olyan mondatokat, mint: „A jármű átvizsgálása 6000 jenbe fog kerülni.” Ilyenkor érdemes inkább egy sablont adni: „A jármű átvizsgálása XXX jenbe fog kerülni.” Így elkerülhető, hogy a fordítási munka során a fordító vagy a lokalizációval foglalkozó szakember elvégezze irreleváns számszerű tételek átváltását.

A dokumentációs menedzser feladata, hogy a tartalomfejlesztőket olyan tartalom készítésére ösztönözze, amelynek fordítása minden szempontból a lehető legegyszerűbb. A szervezetnek érdemes akár a fordítási célú írástechnikára vonatkozó képzést is szerveznie.

A műszaki dokumentáció készítése a legtöbb esetben angol nyelven történik. Az angol nyelvű dokumentációban igyekezzünk a sztenderd angol szórendet alkalmazni (SVO, vagyis alany–ige–tárgy), használjuk a legegyszerűbb igeidőt (angolban a present tense) és a rövidebb, könnyebben feldolgozható szavakat (utilize helyett use, indicate helyett tell vagy use). Az angol nyelvben gyakori a hosszú főnévi összetételek használata, amelyek megnehezítik a feldolgozást (pl. front passenger air bag deactivation system indicator), ezért ezeket ajánlatos viszonyjelölővel megtörni (pl. the indicator of the front passenger’s air bag deactivation system). A megértést segíti továbbá a vonatkozó névmások, illetve vonatkozói mellékmondatok használata (pl. The software he licensed expires tomorrow. > The software that he licensed expires tomorrow.). Érdemes kerülnünk a passzív szerkezeteket, ezek ugyanis „feleslegesen” bonyolítják a mondatszerkezetet. A feldolgozás megkönnyítése szempontjából az aktív mondatokat érdemes előnyben részesítenünk. Továbbá kerüljük a vonzatos igéket (pl. put down vagy put off helyett használjuk a place vagy procrastinate igéket), valamint kerüljük az idiómák használatát is. Utóbbiak mind megnehezítik a szöveg feldolgozását, értelmezését, és könnyen félrefordításhoz vezethetnek. A dátumok, időpontok, mértékegységek és mennyiségek pontos használatának fontosságát nem lehet eléggé hangsúlyozni, továbbá feltétlenül rögzítenünk kell a szerkesztési útmutatóban ezek lokalizációjának módját, illetve azt, hogy egyáltalán használunk-e átalakítást, vagy sem. Döntésünk következetes véghezvitelének hiánya komoly félreértésekhez vezethet (Frischknecht, 2015).

Manapság a legtöbb esetben a dokumentáció része valamilyen szoftveres felület szövege is. Például szoftverdokumentáció esetében a fordítók számára hozzáférést kellene biztosítani a tesztrendszerekhez, hogy a fordító megismerje és megértse a termék működését. A gyakorlat azonban azt mutatja, hogy a fordítók jellemzően csak képernyőképek (’screenshot’) formájában vagy egyáltalán nem kapnak információt a rendszer felületeiről. Továbbá jellemző, hogy a szoftverfelület írását és lokalizációját külön végzik, ami további kommunikációs zavarokhoz, fordítási problémákhoz és a költségek növekedéséhez vezet.

A tartalommenedzsmentre vonatkozó szabványok gyakran kitérnek a fordítási folyamatra vagy az azt érintő követelményekre is. Például rögzítik, hogy milyen minőségirányítási lépésekre van szükség, ha a fordítás során gépi fordítást is alkalmazunk; hogyan biztosíthatjuk a fordítási minőséget; hogyan válasszuk ki a fordítókat; illetve gyakran a terminológiamenedzsmentet érintő feladatokat is hosszan részletezik.