Kepes Ágnes, Sille István

Gyakorlati protokoll

Hoszteszeknek, rendezvényszervezőknek

4. A megbízó feladatai az eredményes közös munka érdekében

Jól át kell gondolni, hogy a rendezvény nagyságához, a vendégek létszámához, a helyszín bonyolultságához mérten optimális létszámú hoszteszcsapatot rendeljen. Az sem jó megoldás, hogy öt-hat hosztesz keresi a feladatát, mert nem igazán tud mit csinálni, de az sem – és ez a gyakoribb – ha „heten nyolc felé futkosnak”, mert sokkal több az egy adott időben ellátandó feladat, mint az ember.
A gondosan kiválasztott hoszteszügynökség irodai háttere is rendelkezik olyan tapasztalattal, hogy a leadott forgatókönyv és a helyszínbejárás után a legoptimálisabb létszámot tudja kiajánlani a megbízójának. Helyre és feladatra lehet a hoszteszek létszámát kalkulálni, időintervallumokban lehet gondolkodni, így kialakítva azt a hoszteszcsapatot, amelyben mindenkinek folyamatosan van feladata, és nem marad olyan programpont, amelynek ellátására talán nem jut hosztesz.

Pár éve egy nagyszabású jótékonysági bálon történt az alábbi eset. A helyszín a Történeti Múzeum a Várban, zegzugos elhelyezkedéssel, sok különböző, bonyolultan megközelíthető teremmel. A rendezvény a különféle eseményekhez 3-4 termet – koncerttermet, fogadóhelyiséget, kiállítási területet – vett igénybe. A meghívottak között szép számmal szerepeltek VIP-vendégek, főleg régi európai uralkodódinasztiák leszármazottai, köztük sok idős herceg és hercegnő. A fogadósort az egyik legbelső alsó szinten lévő patinás koncertterem előtt állították fel, ott várta a meghívó hercegnő fogadóitallal a vendégeket. A beengedés és a regisztráció természetesen a múzeum bejáratában volt elhelyezve. A megrendelő úgy intézkedett, hogy a vendégeket kordonokkal és vörös szőnyeggel jelölt útvonal segíti majd a fogadóhelyiséghez történő eljutásban. A VIP-vendégek számára a kísérő hoszteszek létszámát ezért is – és természetesen költségtakarékosság végett is – csak pár főben állapította meg. A hoszteszek a rendezvény protokollfokának megfelelően hosszú estélyi ruhába öltöztek. A bonyodalom akkor kezdődött, mikor a kezdés időpontjában sem a piros szőnyeg, sem a kordon nem volt a helyszínen! A VIP-vendégek viszont szép számmal érkeztek, és az útbaigazító berendezések híján a hoszteszek próbálták a fogadóhelyszínre kísérni a hölgyeket és urakat. A vendégek zömét a lépcsőkön, folyosókon keresztül kísérték, az idősebbeket pedig liften juttatták el a fogadósorhoz.

A regisztrációhoz visszafelé vezető utat a hoszteszek futva tették meg, hosszú estélyi ruhájukat felfogva, a lépcsőfokokat kettesével véve, hiszen a VIP-vendégek eközben már sorban várakoztak. Sajnos így is megtörtént, hogy pár magas rangú vendég, köztük kormánytag is, a kíséretet nem várta meg!
A megrendelő a rendezvény előtt szánjon elég időt a hoszteszek felkészítésére, a forgatókönyv ismertetésére, a helyszín bejárására.
Mindig egyértelmű és határozott instrukcióval lássa el a hoszteszt.
Több fős hoszteszcsapat esetén mindig csak a hoszteszvezető kapjon újabb információt a menet közben megváltozott feladatokról, hogy ne kelljen a megrendelőnek egyszerre akár 7–10 főt instruálnia.
A munka kezdetén feltétlenül jelölje ki és mutassa be azokat a személyeket, akik a rendezvény alatt a hoszteszeknek utasítást adhatnak. Ez igen fontos, mivel egy rendezvénynek általában több felelőse is van. Van teremfőnök (a helyszín gazdája), mások a cateringet szállítják, tehát az étkezés-felszolgálás a feladatuk, megint mások a fellépőket szervezik, jelmezt, frizurát, sminket készítenek stb. A hoszteszeket pedig igen szívesen ugráltatják az alvállalkozók is, és ezért előfordulhat, hogy olyan valaki ad munkautasítást, aki erre nem jogosult. A hoszteszek a rendezvény valamennyi közreműködőjét nem ismerhetik, ezért fontos az elején tisztázni, hogy kitől fogadhatnak el instrukciókat.
A megbízónak a Munka Törvénykönyvével összhangban a hosszabb munkavégzés esetén a törvényes pihenőidőt is ki kell adniuk. Nyolcórás munkaidőnél legalább egy hosszabb étkezési időt is biztosítani kell.
Az időjárás viszontagságait ne hagyja figyelmen kívül, például a karácsonyi partinál az állandóan nyíló ajtóban kiskosztümben regisztráló és ügyeletben álló hoszteszeknek sűrűn kell váltást biztosítani.

Tartalomjegyzék

Kiadó: Akadémiai Kiadó

Online megjelenés éve: 2016

ISBN: 978 963 059 764 7

Gazdaság

A szerzőpáros, Kepes Ágnes és Sille István könyve elsősorban azoknak hasznos, akiknek fő feladatuk a rendezvények szervezése, a hoszteszeknek, akik a különféle események sikerét közreműködőként biztosítják. Emellett praktikus információkat tartalmaz a könyv PR-ügynökségek, kommunikációs cégek munkatársai számára, de azoknak is, akik különféle szolgáltatásokat ajánlanak különböző események, rendezvények szervezéséhez. Sőt, a könyv segítséget nyújt azoknak is, akik a rendezvényeknek „csak” meghívottjai, résztvevői. Őszintén bevallom, elfogult vagyok a szerzőpárossal kapcsolatban. Kepes Ágnessel számtalan rendezvényt szerveztünk együtt. Sille Istvántól tanultam meg, s később együtt is tanítottam vele a protokoll és etikett alapjait, elméletét és gyakorlatát egyaránt.

Azt gondolom, hogy fontos szakmai könyvet írtak meg.

A könyvet egy, a könyvből vett idézettel szeretném a kedves olvasó figyelmébe ajánlani. Így szól: „nincs semmi fontosabb, mint a mosoly”. Az olvasó, legyen az rendezvényszervező, szolgáltató vagy részt vevő munkatárs, hosztesz, házigazda avagy résztvevő, tekintse ezt a könyvet mosolyként, s használja akár tankönyvként, akár lexikonként vagy kézikönyvként, tanuljon meg e könyvből, annak szerzőivel együtt, mosolyogni.

Barát Tamás

A protokoll az apró részletek szociológiája, melyek, gondolom, nyilvánvalóak - az, hogy hány gomb van egy zakón, vagy milyen színű egy hosztesz ruhája, talán nem befolyásolja az öltözetek hordhatóságát, funkcionalitását. Ám ami a „szociológiát” illeti, ott már veszélyes vizekre evezünk. Társadalmilag veszélyesre. A protokoll megkülönböztet. Keveredik benne a hagyomány és a tisztelet a társadalmi hierarchiával. Mindenkinek a rangja szerint - a rang láthatóvá válik. Kasztok, alkasztok és al-alkasztok manifesztálódnak. Egy apró tévedés a hierarchia megsértését jelentheti - súlyosabb esetben országok megsértését. Ki a magasabb rangú, ki a vendég és ki a vendéglátó: Antonius vagy Kleopátra?

Ha a rendezvények szervezését nézzük, akkor a protokoll a vendéglátó, a szervező arculata. És, mint tudjuk, az arculat a kialakuló image meghatározó eleme.

A vendéglátásban részt vevők - a szakácstól kezdve a pincéreken át egészen a hoszteszekig - a vendéglátó meghosszabbított kezeként működnek. Egy unott, mísz hosztesz a vendéglátót, rendezőt mutatja fel unottként, nemtörődömként.

A szerzők évtizedeken át a gyakorlatban művelték a formális társadalmi események mesterségét. Sille István különféle nagy állami szervezetek társadalmi kapcsolatokért és eseményekért felelős vezetőjeként, Kepes Ágnes pedig a „tűzvonalban”, a vendéglátók és rendezvényszervezők meghosszabbított kezeként. Mindketten elmélyültek az apró részletekben, és mindketten átlátták a szervezés nagy egészét. Többek között közös bennük az is, hogy protokollhoz nem igazán értő embereket kellett irányítaniuk, felügyelniük. Megtapasztalhatták a rendezvények sötét oldalát is. Közös könyvükben mintegy GPS-t adnak a rendezvények szervezőinek kezébe. Megmutatják a helyes utakat és a leselkedő veszélyeket. A példák főként a lehetséges veszélyekről szólnak -tanulságosan, a még nem gyakorlott szervezők számára.

Minden rendezvény gazdájának ajánlom: használják bátran ezt a GPS-t - saját arculatukat csiszolhatják vele!

Sós Péter János

Hivatkozás: https://mersz.hu/sille-kepes-gyakorlati-protokoll//

BibTeX EndNote Mendeley Zotero