Kepes Ágnes, Sille István

Gyakorlati protokoll

Hoszteszeknek, rendezvényszervezőknek

3. A konferencia résztvevőinek fogadása, előregisztráció

A szervező feladatai

A szervező elsődleges feladata a jelentkezések beérkezését követően az, hogy meghatározza, kik azok a vendégek (résztvevők vagy előadók, díszvendégek stb.), akik VIP-besorolásban kiemelt bánásmódban részesülnek. Ezeket a vendégeket a repülőtéren feltétlenül személyesen vagy hosztesz által fogadni kell, szállásukra történő eljutásukat meg kell szervezni.
A városon belüli utazások, valamint a saját személyautóval érkező VIP-vendég parkolásának költsége is a meghívót terheli.
Az előadók tiszteletdíjának rendezését előzetes egyeztetés alapján diszkréten, bankszámlára történő utalással kell rendezni. Feltétlenül elkerülendő az előadást követő (akár külön helyiségben történő) készpénzkifizetés.
A szállásról a konferencia helyszínére a VIP-vendégeket mindenképpen, az egyéb külföldi vendégeket pedig lehetőleg személyzet – hosztesz – kísérje.
A konferencia regisztrációját a külföldi vendégek esetében a szállásukon (szállodában) már az érkezésekor el lehet végezni. Nagyobb létszám esetén a hotelben felállítható külön regisztráció, vagy ha erre nincs szükség, akkor a konferencia anyagát, belépőket, programokat stb. a vendég szobájában előzetesen el lehet helyezni.

A hoszteszek feladatai

A hoszteszek a repülőtéren (esetleg pályaudvarokon) várják a külföldről érkező, kiemelten kezelendő vendégeket. Több gép egymás utáni érkezése, a folyamatos érkezés miatt célszerű legalább két főt alkalmazni. A hoszteszek táblával várják a vendégeket, amelyen a konferencia logójának, illetve a konferencia nevének kell szerepelni.
A vendégeket a kocsiba ültetés szabályai szerint kísérik a taxikhoz vagy a konferencia szervezői által rendelkezésre bocsátott gépjárművekhez. FONTOS: a hosztesz kiemelt VIP-személlyel egy autóban nem utazhat! Az utolsó vendég megérkezését követően csak akkor utazhatnak vele együtt, ha az a személy nem VIP! Ellenkező esetben külön taxival vagy a reptéri kisbusszal kell közlekednie!
A hoszteszek előregisztrációját a szállodákban a portaszolgálat közelében állítják fel. A hoszteszek feladata a folyamatos kapcsolattartás a repülőtéren dolgozó kollégáikkal, szervezik az érkező vendégek fogadását, előzetesen tájékozódnak arról, hogy a szobák a vendégek részére készen állnak-e.

Előfordulhat, hogy egy reggel 8 órakor kezdődő konferencia első pár előadójának a szobák hivatalos elfoglalását (általában 10-11 óra) megelőző időszakban már szüksége van a szobájára átöltözésre, tisztálkodásra, pihenésre, felkészülésre. Amennyiben a portán kiderül, hogy a számára kijelölt szoba még nem áll rendelkezésre, a hosztesz feladata, hogy a szállodában a portaszolgálattal megbeszélje és elintézze, hogy az előadó a hivatalos időpontnál korábban el tudjon foglalni egy szobát. A szobák változását a portán is és a konferencia regisztrációjában is nyilván kell tartani.

A szállodákban a vendégeket fogadó hoszteszek feladata az érkezők kívánságainak, kéréseinek teljesítése is. Szabadidős programok szervezéséhez a lehető legtöbb információval kell rendelkezniük, ezért nagyon fontos, hogy ezek a hoszteszek felkészüljenek az adott város heti kulturális programjának ismertetésére, helyismerettel rendelkezzenek, törekedve a vendégek igényeinek magas szintű kiszolgálására.

Tartalomjegyzék

Kiadó: Akadémiai Kiadó

Online megjelenés éve: 2016

ISBN: 978 963 059 764 7

Gazdaság

A szerzőpáros, Kepes Ágnes és Sille István könyve elsősorban azoknak hasznos, akiknek fő feladatuk a rendezvények szervezése, a hoszteszeknek, akik a különféle események sikerét közreműködőként biztosítják. Emellett praktikus információkat tartalmaz a könyv PR-ügynökségek, kommunikációs cégek munkatársai számára, de azoknak is, akik különféle szolgáltatásokat ajánlanak különböző események, rendezvények szervezéséhez. Sőt, a könyv segítséget nyújt azoknak is, akik a rendezvényeknek „csak” meghívottjai, résztvevői. Őszintén bevallom, elfogult vagyok a szerzőpárossal kapcsolatban. Kepes Ágnessel számtalan rendezvényt szerveztünk együtt. Sille Istvántól tanultam meg, s később együtt is tanítottam vele a protokoll és etikett alapjait, elméletét és gyakorlatát egyaránt.

Azt gondolom, hogy fontos szakmai könyvet írtak meg.

A könyvet egy, a könyvből vett idézettel szeretném a kedves olvasó figyelmébe ajánlani. Így szól: „nincs semmi fontosabb, mint a mosoly”. Az olvasó, legyen az rendezvényszervező, szolgáltató vagy részt vevő munkatárs, hosztesz, házigazda avagy résztvevő, tekintse ezt a könyvet mosolyként, s használja akár tankönyvként, akár lexikonként vagy kézikönyvként, tanuljon meg e könyvből, annak szerzőivel együtt, mosolyogni.

Barát Tamás

A protokoll az apró részletek szociológiája, melyek, gondolom, nyilvánvalóak - az, hogy hány gomb van egy zakón, vagy milyen színű egy hosztesz ruhája, talán nem befolyásolja az öltözetek hordhatóságát, funkcionalitását. Ám ami a „szociológiát” illeti, ott már veszélyes vizekre evezünk. Társadalmilag veszélyesre. A protokoll megkülönböztet. Keveredik benne a hagyomány és a tisztelet a társadalmi hierarchiával. Mindenkinek a rangja szerint - a rang láthatóvá válik. Kasztok, alkasztok és al-alkasztok manifesztálódnak. Egy apró tévedés a hierarchia megsértését jelentheti - súlyosabb esetben országok megsértését. Ki a magasabb rangú, ki a vendég és ki a vendéglátó: Antonius vagy Kleopátra?

Ha a rendezvények szervezését nézzük, akkor a protokoll a vendéglátó, a szervező arculata. És, mint tudjuk, az arculat a kialakuló image meghatározó eleme.

A vendéglátásban részt vevők - a szakácstól kezdve a pincéreken át egészen a hoszteszekig - a vendéglátó meghosszabbított kezeként működnek. Egy unott, mísz hosztesz a vendéglátót, rendezőt mutatja fel unottként, nemtörődömként.

A szerzők évtizedeken át a gyakorlatban művelték a formális társadalmi események mesterségét. Sille István különféle nagy állami szervezetek társadalmi kapcsolatokért és eseményekért felelős vezetőjeként, Kepes Ágnes pedig a „tűzvonalban”, a vendéglátók és rendezvényszervezők meghosszabbított kezeként. Mindketten elmélyültek az apró részletekben, és mindketten átlátták a szervezés nagy egészét. Többek között közös bennük az is, hogy protokollhoz nem igazán értő embereket kellett irányítaniuk, felügyelniük. Megtapasztalhatták a rendezvények sötét oldalát is. Közös könyvükben mintegy GPS-t adnak a rendezvények szervezőinek kezébe. Megmutatják a helyes utakat és a leselkedő veszélyeket. A példák főként a lehetséges veszélyekről szólnak -tanulságosan, a még nem gyakorlott szervezők számára.

Minden rendezvény gazdájának ajánlom: használják bátran ezt a GPS-t - saját arculatukat csiszolhatják vele!

Sós Péter János

Hivatkozás: https://mersz.hu/sille-kepes-gyakorlati-protokoll//

BibTeX EndNote Mendeley Zotero