Az 1996. évi, Ottawában született deklaráció nemcsak létrehozta az Arktisz Tanácsot, mint magas szintű kormányközi együttműködést, hanem a fő működési elveit is lefektette, amit az első, a kanadai Iqaluitban 1998-ban tartott értekezleten egészítettek ki, amikor elfogadták annak eljárási szabályzatát.851 A Deklaráció 2. pontjában rögzítették a tagállamok sorát, amely azonos volt az AEPS-ben részt vevő államokkal.852 Emellett még két résztvevői kategóriát teremtett: az állandó résztvevők és a megfigyelők csoportját. Azon őslakosok szervezetei kaptak állandó résztvevői jogot,853 akik az AEPS működése során még csak megfigyelőként lehettek jelen, megfigyelői státust pedig azok az államok, NGO-k és egyéb szervezetek kaptak, akik érdekeltként erre igényt tartottak. A döntéshozatali eljárást tekintve a Tanács követte az AEPS nyomvonalát, amikor általános szabályként rögzítette a tagállamok konszenzusos döntéshozását, amelyet mindig meg kell, hogy előzzön az állandó résztvevőkkel való, minden részletre kiterjedő konzultáció. Az állandó résztvevői státus nem biztosít a döntéshozatalba való beleszólást, inkább csak mintegy tanácsadói szerepet betöltve befolyásolja azt.854 Ezeknek a résztvevőknek a száma mindig kevesebb kell legyen a tagok számánál is, ezzel is biztosítják azt, hogy véletlenül se léphessék túl a hatáskörüket egy esetleges nagyobb erejű, a döntéshozatalra gyakorolt nyomással. A megfigyelő státussal rendelkező résztvevők testközelből figyelemmel kísérhetik a Tanács munkáját, de véleményezési joggal sem rendelkeznek.