Balogh Gábor, Karoliny Mártonné (szerk.): Az emberi erőforrások menedzselése • Koncepciók, technikák nemzetközi kitekintésben
›
5. fejezet: Toborzás–kiválasztás • Kőműves Zsolt – Szabó-Bálint Brigitta
›
5.1. Az ideális munkatárs jellemzőinek meghatározása
›
5.1.1. Mindennek az alapja: a munkakörelemzés és annak kimenetei, a munkaköri leírás és a személyspecifikáció

5.1.1. Mindennek az alapja: a munkakörelemzés és annak kimenetei, a munkaköri leírás és a személyspecifikáció

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzést a továbbiakban a fogalom definiálása után a folyamat főbb céljainak, alkalmazható módszereinek, szereplőinek és főbb lépéseinek áttekintésével jellemezzük.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzés az a folyamat, amelynek során részletesen feltárják, azonosítják, és írásos dokumentumban rögzítik a szervezet munkaköreinek – vagy egy adott munkakörnek – az aktuális jellemzőit: az ott elvégzendő feladatokat, felelősségterületeket, a munkakör betöltőjének kötelességeit, felelősségi köreit, kapcsolatrendszerét, valamint a munkakört betöltővel szemben ezek alapján támasztott követelményeket, kompetenciaelvárásokat.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

Amennyiben a munkakörelemzés a teljes szervezetre kiterjed, a fentiekben említett, előre meghatározott munkaköri elemekre és megállapított jellemzőkre hagyatkozva a munkakörök szervezeten belüli relatív értéke is megállapítható, ami kiváló alapot adhat egy méltányos bérstruktúra megalapozásához – ezzel a HR-funkcióval és módszereivel munkakör-értékelés címszó alatt majd a 7. fejezet foglalkozik részletesen.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzés folyamatának első fázisa az elemzés céljának meghatározása. A felhasználási cél befolyásolja, hogy a folyamat további fázisaiban milyen adatokat és milyen adatgyűjtési eljárásokat célszerű alkalmazni. A tipikus célok: munkaköri leírások aktualizálása, a munkakörök relatív értékének megállapítása (munkakör-értékelés), más HR-funkciók (pl. teljesítményértékelés, a képzési igény meghatározása) megalapozása és nem utolsósorban a toborzási–kiválasztási feladatok hatékony végzését elősegítő kompetenciajellemzők feltárása.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

  • Ha a cél a munkaköri leírás aktualizálása, pontosítása, akkor hasznos lehet a munkakört betöltők és közvetlen főnökeik interjú vagy kérdőív segítségével történő megkérdezése. Ennek során friss, aktuális és hiteles információk gyűjthetők arról, hogy egy-egy pozícióban aktuálisan milyen feladatokat milyen döntési, felelősségi jogkörrel hajtanak végre.
  • Amennyiben a cél például a munkakörök rangsorolása, akkor pozícióelemző kérdőív használata javasolt, amelynek segítségével a különböző munkakörök összehasonlítása alapján állapítható meg azok szervezetben elfoglalt relatív súlya, fontossága, hogy ezt a méltányos bérstruktúra kialakításakor figyelembe vehessük.
  • A fent említetteken túl a munkakörelemzés szükséges lehet a teljesítménykövetelmények megállapítására, a képzési program céljainak meghatározására vagy éppen a toborzás–kiválasztáshoz szükséges kompetenciajellemzők kiderítésére. Ez utóbbi cél miatt kezdődik Toborzás–kiválasztás című 5. fejezetünk is a munkakörelemzés bemutatásával.
 

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzési folyamat második szakaszában az összegyűjtött dokumentumok, háttér-információk (szervezeti ábrák, folyamatábrák és meglévő munkaköri leírások) áttekintése, kiértékelése történik. Az aktualizált szervezeti ábra fontos információkat tartalmaz, hiszen megadja, hogy az egyes munkakörök hogyan kapcsolódnak a többi munkakörhöz, leolvashatók róla az alá- és fölérendeltségi viszonyok, illetve az, hogy kinek milyen szolgálati utat kell követnie, vagy hogy ki kinek tartozik jelentési kötelezettséggel. A folyamatábrák szintén fontos eszközei a szabályozásnak, a racionalizálásnak és az automatizálásnak.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A harmadik lépésben a munkakörelemző bizottság/team – az elemzés megkönnyítése érdekében – áttekinti, hogy az adott szervezetnél milyen munkakörök léteznek. A hasonló tartalmú, de esetleg más elnevezésű munkakörök esetén kiválaszthat egy, a továbbiakban benchmarknak jól használható beosztást, pozíciót, amivel a továbbiakban idő és költségek takaríthatók meg.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A negyedik szakaszban kerül sor a munkakörök tényleges átvizsgálására, elemzésére. Ez magában foglalja minden egyes munkacselekmény lejegyzését (például stopperórás mérés, Datafox Timeboy időmérés segítségével), a felelősség- vagy eredményterületek és a munkakörülmények tisztázását. Ezekből kiindulva kerülhet sor a munkakörhöz szükséges emberi jellemzők, az elvárt tudásszintek, a képzettség, tapasztalat, tulajdonságok, kompetenciák, kompetenciaszintek meghatározására.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

Az ötödik szakaszban a begyűjtött információkra építő összegző vélemények, megállapítások születnek meg. Az eredmények alapján megfogalmazott következtetések, véglegesnek ítélt dokumentumok lezárása előtt érdemes lehet láttamoztatni ezeket a folyamatban részt vevő tagokkal. Biztosítani számukra még egy lehetőséget, hogy reagálhassanak, kommentárt fűzhessenek ahhoz, mi miért alakult az adott napon úgy, ahogyan azt a munkakörelemző team megismerte, mérte. Azaz megerősíthetik az információk, mérések helytállóságát, vagy esetleg korrigálást is javasolhatnak. Ebben a fázisban, amennyiben vannak ilyenek a szervezetnél, a szakszervezeti képviselők bevonása is hasznos lehet.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

Az utolsó fázisában pedig, ha a feltárt jellemzőket mind a beosztottak, mind vezetőik elfogadták, megkezdődhet a munkaköri leírás és a munkaköri vagy személyspecifikáció végleges formába öntése, az írásos dokumentumok kidolgozása.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzés egyik fontos eredménye, kimenete a munkaköri leírás, amely egyrészt a munkaszerződés egyfajta kiegészítése: hivatalosan nem része annak, ám elválaszthatatlan attól. Míg a munkaszerződés – ahogyan azzal a 3. fejezetben már megismerkedhettünk – a munkaviszony alapvető, számszerű feltételeit (fizetés, munkavégzés helye, ideje és időtartama) fekteti le, addig a munkaköri leírásból lehet tájékozódni a munka konkrét paramétereiről: arról, hogy valójában melyek az új belépő szerepei az új munkahelyen, miért felel, kikkel kell együtt dolgoznia, feladatairól és eredményeiről kinek tartozik beszámolással.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkaköri leírásnak ugyan nincsenek jogszabály által meghatározott, kötelező elemei, de ezek a dokumentumok a szervezetek többségénél általában három fő részből állnak. Ezek a munkakör azonosítását, meghatározását és leírását tartalmazó szegmensek.

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

  • A munkakör azonosítására szolgáló munkaköri leírásbeli elemek többnyire a fejlécben, illetve a dokumentum záró részben találhatók. A fejlécben általában olyan elemek szerepelnek, mint a munkakör megnevezése, a munkakör (szervezeti) helye, (közvetlen) vezetője, beosztottai, a munkakör kódszáma, a munkakört betöltő neve, dátum stb. A záró részben pedig olyan azonosító elemek szoktak szerepelni, mint a munkavégzés helye, munkaidő, munkarend, bérezési forma, aláírások stb.
  • A munkakört meghatározó lehetséges elemek a munkakör célja és dimenziói. A munkakör célja a hazai dokumentumok többségében is szerepel. (Általában a fejléc után található, a munkakör létezését indokló, szabatos, tömör mondat arról, hogy miért létezik a munkakör.) A dimenziók már kevesebb szervezet dokumentumában jelennek meg (mennyiségi jellemzők, amelyekre a munkakör betöltőjének hatása van, amelyekkel azok léptéke érzékelhetőbb, például pénzügyi jellegűek vagy a személyzettel kapcsolatosak).
  • A munkaköri leírás meghatározó részét többnyire olyan, a munkakört leíró elemek alkotják, mint
    • a munkakört betöltő főbb feladatai, kötelességei, felelősségterületei;
    • az eredmények mérésére használt teljesítménymutatók, a munkakör betöltőjétől folyamatosan elvárt eredmények (KPI);
    • munkakapcsolatok, hatóterület; és
    • munkakörülmények.
 

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

Gyakran e dokumentum részét képezik a pozíció által megkövetelt iskolai végzettség, szakmai, nyelvi tudás, tapasztalat, személyiségjegy, kompetencia(szintek). A munkakört betöltővel szemben támasztott követelményeket ritkábban külön dokumentumban rögzítik, amelynek tradicionális HR-es megnevezése: munkakör- vagy személyspecifikáció.
 

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

Munkaköri leírásra jó példákat találhat itt és itt.
 

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

A munkakörelemzés alapján a fent vázolt folyamat eredményeként megszületik a munkaköri leírás. Sok esetben ennek végén, máskor egy ettől elkülönülő dokumentumban találhatók meg az adott pozíciót, munkakört betöltő személlyel szemben támasztott általános elvárások. Az ellátandó feladatok, felelősségi körök alapján ugyanis jól meghatározható, hogy milyen területen milyen jellegű ismeretekre, tapasztalatokra, készségekre lesz szüksége a munkakört betöltőnek a tőle elvárt teljesítményszint eléréséhez. Ezekből megállapítható az a végzettség (minimális végzettség, illetve szakképzettség), tapasztalat, gyakorlati idő, jogosítvány, nyelvtudásszint, amelyekkel az állás betöltésére sikeresen pályázónak rendelkeznie kell. A szervezeti és munkakörnyezet jellemzőiből levezethető továbbá, hogy milyen személyes tulajdonságok, magatartásformák lehetnek kritikus fontosságúak az adott pozícióban. Azt a szisztematikus eljárást, amelynek segítségével az adott munkakörben, munkakörcsoportban elvárt teljesítményszinthez kívánatos tipikus magatartásjellemzőket, -szinteket (kompetenciákat) meghatározzák, kompetenciaelemzésnek nevezzük; ehhez számos módszer bevethető. A következőkben a teljesség igénye nélkül tárgyaljuk ezek legismertebb típusait (Karoliny–Poór, 2019).

Jegyzet elhelyezéséhez, kérjük, lépj be.!

  • Szakértői vélemény. A területet jól ismerő szakértők a munkakörök jellemzői és saját korábbi tapasztalataik alapján határozzák meg a szükséges kompetenciák listáját. Ezek közül kijelölhetik a kritikus fontosságúakat, illetve az egyes munkakör(csoportok) esetében elvárt kompetenciaszinteket. A módszer hátránya, hogy a munkatársak, közvetlen felettesek véleménye nem jelenik meg a szükséges kompetenciákról.
  • Strukturált interjú. A strukturált interjú felépítéséhez ellenőrzőlistákat (checklist), szakértői kompetencialistákat használnak, majd a jól felépített interjúval tárják fel, fogalmazzák meg – gyakran a szervezet kompetencia-szótárára alapozva – az egyes kompetenciaterületeken elvárt magatartásformákat, viselkedéstípusokat. Az interjú tisztázza, hogy az adott munkakörben melyek azok a pozitív és negatív indikátorok, amelyek elősegítik vagy gátolják a magas szintű teljesítmény elérését. A módszer hátránya, hogy a szakértői kompetencialista behatárolja a kompetencialehetőségeket, illetve az interjúztatónak jól kell tudnia irányítania az interjúalany megnyilatkozásait.
  • Workshop. Ez egy csoportmódszer, amelynek során szakértők – a munkakör-, illetve kompetenciaelemzésben jártas szakember, a vezetők, a HR-osztály tagjai – és a területen dolgozó szakemberek tudásukat és tapasztalataikat megosztva dolgoznak. A csoport a feladatokból indul ki, majd egyre pontosabban fogalmazza meg a szakemberszükségletet és a munkakörökhöz kapcsolódó viselkedéseket, és ezeket csoportosítja kompetenciafejezetekbe.
  • Kritikus esemény technika. A módszer lényege, hogy úgynevezett kritikus eseményeket, vagyis a munkakörrel kapcsolatos kulcsfontosságú eseményeket gyűjtünk egy adott munkakörrel kapcsolatban, majd ezeket kategorizáljuk, megkülönböztetve az eredményes és az eredménytelen viselkedéseket. Az eredményesnek minősített viselkedések, magatartásformák alapján fogalmazzuk meg a szükséges kompetenciákat.
  • A repertoárrács-technika Kelly szereprepertoár-tesztjére épül (Kelly, 1955). A rács vízszintes felső sorának elemeit a feladatkörök adják, a függőleges sorokban pedig a kompetenciák vannak felsorolva. Az értékelő feladata, hogy három feladatkört összehasonlítva állapítsa meg, melyik az a kompetencia, amely szükséges két tetszőlegesen összehasonlított feladatkörhöz, és melyik nem szükséges.
  • A DACUM-módszer a kompetenciaalapú kiválasztás és képzés alapja, amely csoportmunkára épít. Segítségével egy adott munkakör beöltéséhez, az ott elvégzendő feladatok ellátásához vagy gyakorlat elvégzéséhez szükséges kompetenciákat, illetve azok mértékét határozzák meg. Rendszerezi a sikeres munkavégzéshez elengedhetetlen alapvető ismereteket, készségeket, tulajdonságokat, eszközöket és anyagokat, a dolgozótól elvárt magatartásformákat.
chevron_left
chevron_right
Tartalomjegyzék navigate_next
Keresés a kiadványban navigate_next
A kereséshez, kérjük, lépj be!
Könyvjelzőim navigate_next
A könyvjelzők használatához
be kell jelentkezned.
Jegyzeteim navigate_next
Jegyzetek létrehozásához
be kell jelentkezned.
    Kiemeléseim navigate_next
    Mutasd a szövegben:
    Szűrés:
    Kiemelések létrehozásához
    MeRSZ+ előfizetés szükséges.
      Útmutató elindítása
      delete
      Kivonat
      fullscreenclose
      printsave