A vendég számára a szállodába való megérkezés tekinthető a szolgáltatási folyamat egyik legkritikusabb elemének, hiszen ez az első olyan pont, mikor közvetlenül kerül kapcsolatba a szolgáltatóval. Ezt a találkozást a szolgáltatásmarketing-szakirodalom gyakran az igazság pillanatának („moment of truth”) nevezi, ami arra utal, hogy a kívánatos vendégélmény, elégedettség, hosszú távú vevőkapcsolat érdekében a szolgáltató számára létfontosságú, hogy a lehető legjobb benyomást tegye a vendéggel való első találkozás pillanatában (Kenesei–Kolos 2014). A vendég megérkezését azonnal követi a bejelentkezés; ez a folyamat jellemzően igen nehézkesen működik a gyakorlatban. Számos tranzakciós elemből tevődik össze: úgymint a vendégek személyazonosságának ellenőrzése, a tartózkodási engedély adminisztrálása, a vendég személyes adatainak összegyűjtése, a tartózkodás részleteinek egyeztetése, előzetes garanciavállalás az adók és járulékok befizetéséről, a kulcs átadása vagy a kulcskártya programozása. A szálloda feladata a folyamatelem zökkenőmentes biztosítása, a gyors és kényelmes adminisztráció megszervezése, biztosítva a vendég hozzáférését szállodai szobájához. Itt is lehetőség kínálkozik kiegészítő szolgáltatások ajánlására. Míg hagyományosan személyesen kell bejelentkezni, addig egy okosszállodában többféle lehetőség is nyílik erre. Utóbbi esetben a szálloda okostelefonos applikációján vagy önkiszolgáló terminálokon keresztül a vendégek maguk tudják elvégezni az összes szükséges adminisztratív folyamatot, esetleg robottal is elvégeztethetik a recepción (Choi et al. 2020). Míg a személyes bejelentkezésnél csúcsidőben nagy sorok alakulhatnak ki a pult előtt, az önkiszolgáló verzió jóval gyorsabb és kényelmesebb. Sor természetesen kialakulhat az önkiszolgáló terminál előtt is, illetve probléma léphet fel a kezelés közben. Ekkor a videoelemző szoftver észleli a problémát, és automatikusan jelzi a személyzet számára a személyes intervenció szükségességét.