Dobák Miklós, Antal Zsuzsa

Vezetés és szervezés

Szervezetek kialakítása és működtetése

Esettanulmány – Tárgyelfogadás az Anonymus Egyetemen

Herceg Edina, az Anonymus Egyetem turizmus szakos hallgatója, egy olasz egyetemen szeretne eltölteni egy félévet. Bár szülei mindig támogatták külföldi tanulmányait, az adminisztrációs folyamatok nehézségei miatt elbizonytalanodott. Az olasz egyetemre való jelentkezés során Edina három tárgy elfogadtatását tűzte ki célul, de a tárgyak tartalma és neve gyakran nem egyezett meg az itthoniakkal. A Pénzügy Tanszék docense, Kes Flórián, és a titkárnő, Nagy Rozi, segítettek neki a tárgyelfogadási folyamatban, amely során Edina több alkalommal is egyeztetett velük. A dékáni hivatal kari koordinátora, Rendes Rita, szintén támogatta Edinát, bár a tárgyfelelősök gyakran visszadobták a hallgatói anyagokat. Edina célja, hogy a külföldön tanult tárgyakat előre elfogadtassa, elkerülve a későbbi adminisztrációs nehézségeket. Az esettanulmány arra ösztönzi az olvasót, hogy gondolkodjon el a tárgyelfogadási folyamat javításán, és javaslatokat tegyen annak optimalizálására.

Herceg Edina egyik gyerekkori álma már teljesült: felvették az Anonymus Egyetem turizmus alapszakára. Másik álma, hogy egy olasz egyetemen is eltöltsön egy félévet, most kézzelfogható közelségbe került.

„Szüleim mindig támogatták a továbbtanulási terveimet. Még le sem érettségiztem, amikor az egyre ritkuló közös vasárnapi ebédek saját egyetemi élményeik nosztalgikus felidézésével teltek el. Mindig biztattak arra is, hogy menjek külföldre, legalább egy szemeszter erejéig. Nekem ez akkor még elérhetetlen távolságban lebegett. Aztán amikor anonymusos lettem, láttam, hogy milyen könnyen meg lehet csípni egy külföldi félévet.” (Herceg Edina, I. éves hallgató)

Az egyik, turizmusspecializációjáról neves olasz egyetemre sikerült egy egyféléves ösztöndíjat elnyernie a második év első félévére. Májusban a tanulmányi osztályon járva és felsőbb évesekkel beszélgetve Edina elbizonytalanodott. Lehetetlennek tűnő adminisztráció várt rá.

„Amikor a tanulmányi osztályon elmondták, hogy milyen teendőim vannak, teljesen elképedtem. Akkor úgy éreztem, hogy könnyebb a számvitelvizsgát letenni, mint három-négy tárgyat elfogadtatnom az illetékes tanszékek tárgyfelelőseivel.” (Herceg Edina, I. éves hallgató)

Kes Flórián, a Pénzügy Tanszék docense a titkárságra belépve újabb indexhalmokat pillantott meg fakkjában. Jóllehet a vizsgaidőszak már három hete véget ért, mindig újabb és újabb indexek és hallgatói kérelmek vártak rá.

„Kértem már Rozit, hogy rácsoztassa be a fakkomat. Nem értem, hogy miért nem lehet az indexeket időben aláíratni. Hónapokon át megy ez a rakosgatás. Persze nem nagy ügy a jegyet beírni, de mire megtalálom az eredményeket, hát az sok időt vesz el az életemből. De ami végképp bosszant, az a darabonként érkező tárgyelfogadási, tárgybefogadási kérelem. Ahány kar annyiféle formanyomtatvány, ahány hallgató annyiféle külföldi egyetem és annyiféle elfogadásra kiszemelt tárgy. Szerencsére van olyan hallgató is, aki e-mailen jelentkezik, és előbb tisztázza az elvárásokat, egyeztet velem, mielőtt teletömné a fakkomat. De ez a ritka kivétel.” (Kes Flórián, Pénzügy Tanszék, docens)

Edina a két egyetem operatív tantervének programját egymás mellé téve állította össze féléves programját. Legalább három tárgy elfogadtatását tűzte ki célul. Kinyomtatta az olasz tárgyak angol nyelvű tárgyleírását, tollat ragadott, és kitöltötte a kari tárgyelfogadási nyomtatványt, majd metróra ült, hogy végiglátogassa az érintett tanszékeket.

„Sikerült olyan tárgyakat találnom, amelyekkel kiválthatom az anonymusos tárgyaim egy részét. Persze nem volt könnyű a megfelelőket megtalálnom, ha hasonló volt a tárgynév, akkor a tartalom nem igazán stimmelt, a hasonló tartalmú tárgyak neve pedig még véletlenül sem volt azonos. A Neptunban alig találtam meg az aktuális tárgyaim útmutatóját, így azt sem értem, hogy miért várják el a tárgyfelelősök, hogy tudjam, mit tanítanak, milyen követelményekkel, milyen tananyagból.” (Herceg Edina, I. éves hallgató)

Nagy Rozi már húsz éve a Pénzügy Tanszék titkárságán dolgozott. Szerette a munkáját, csak a vizsgaidőszakot szerette volna átaludni.

„Én vagyok a »vasúti ütköző« a hallgatók és a tanárok között. Akkor van gond, ha valamelyik fél nem tudja tartani a határidőket vagy informálatlan. Napokig tudnám a történeteket mesélni arról, amikor a hallgató nem tud semmit a tárgyról meg a tanárról, és így percekig barkochbázunk, hogy segíteni tudjak a problémája megoldásában; vagy amikor a tanár kolléga csúszik a zh-javítással, így 100 hallgató toporog a szűk folyosón a faliújság előtt, mi meg semmit sem tudunk mondani nekik az eredményhirdetésről. De ezek az ügyek igazából még kezelhetők a bejáratott rutin szerint. Akkor megy az igazi kergetőzés, ha valakinek valamilyen nagyon egyedi, teljesen tanárfüggő problémája van. Egy elsőéves hallgatólány, valamilyen Edina, már legalább háromszor járt nálunk, hogy megtudja, hogyan megy nálunk a tárgyelfogadás, kit kell keresni, mikor érhető el személyesen a tárgyfelelős és ehhez hasonlókat.” (Nagy Rozi, Pénzügy Tanszék, titkárnő)

Edina mindenhova időben érkezett, le tudta adni a titkárságokon a papírjait a megfelelő tanárnak címezve. Június 15-ig volt még 10 munkanapja, addig kellett a Tanulmányi Osztályra visszajuttatnia a dékáni hivatalban dolgozó tanulmányi koordinátor által ellenjegyzett tárgyelfogadásokat.

„Az én feladatom, hogy a hallgatók »learning agreement«-jét aláírjam az itteni tárgyfelelősök tárgyelfogadásai alapján. Alig van hallgató, aki időben le szokta adni nekem a csomagját. Arra panaszkodnak, hogy nem érik el a tanárokat, ha meg igen, akkor a tárgyfelelősök – az elvárt 75%-os megfelelőség hiányában – rendre visszadobják a hallgatói anyagokat. Volt, hogy én szaladgáltam a hallgató helyett, hogy ne kelljen Miskolcról ideutaznia egy egyperces aláírásért. Bevallom, magamtól nem szoktam ezt vállalni, csak a tárgyfelelős felajánlotta ezt a lehetőséget a hallgatónak.” (Rendes Rita, Dékáni Hivatal, kari koordinátor)

Kes Flórián egykedvűen vette ki a fakkjából a fekete könyvecskéket, és megkérte Rozit, keresse ki a Neptunból a beírandó jegyeket. Addig átment a szobájába, hogy átnézze a papírokat.

„Most is van három tárgyelfogadásom. Majdnem mindegyik hiányos. Vissza is adhatnám a hallgatóknak, hogy pótolják a hiányokat, de legközelebb csak egy hét múlva jövök be, otthon fogok dolgozni. Le kell adnom egy konferencia-előadást, és még egy sort sem írtam belőle. Így inkább mindhárom egyetemnek utánanéztem, és javasoltam más tárgyakat, illetve jeleztem, ha nem volt legalább részben ekvivalens a tárgy. Két hallgató szerencsére meghagyta az e-mail címét, nekik gyorsan írtam egy-egy levelet, de a harmadiknak kénytelen voltam leadni az anyagát a titkárságunkon az írásbeli instrukcióimmal.” (Kes Flórián, Pénzügy Tanszék, docens)

Edina naponta telefonálta végig a három tanszéket. A Pénzügyön voltak a legszolgálatkészebbek, össze is tegeződött a titkárnővel. A harmadik telefonja volt sikeres, ekkor tudta meg, hogy a kiszemelt tárgyat nem fogadta el a tárgyfelelős, részletesebb tárgyleírást várt tőle. Összesen egy hete maradt a Kes docenssel történő egyeztetésre.

„Nagyon nem szeretnék az út után azzal bíbelődni, hogy a kint tanult tárgyakat utólag fogadtassam el a tárgyfelelősökkel. Úgy lenne jó, ha a TO-s néni minden jegyet beírna az indexemben az olasz »transcript« alapján. Nem akarom újrakezdeni az egész kálváriát. Így is annyi mindenért kell még a Nemzetközire rohangálnom.” (Herceg Edina, I. éves hallgató)

AZ ESETTANULMÁNY FELDOLGOZÁSÁNAK SZEMPONTJAI

Mit tenne Edina helyében a következő egy hétben, hogy sikeres legyen tárgyelfogadtatása a Pénzügy Tanszéken?
Rajzolja le az Anonymus Egyetem tárgyelfogadási folyamatát a feladatok és a hozzájuk tartozó felelősök megjelölésével! Elemezze a folyamatot, különös tekintettel a külső és a belső vevőkre!
Tegyen javaslatot a tárgyelfogadási folyamat javítására! Értékelje, hogy az egyes ötletek optimalizálási vagy újratervezési javaslatként értelmezhetők-e!

Tartalomjegyzék

Kiadó: Akadémiai Kiadó

Online megjelenés éve: 2016

ISBN: 978 963 059 826 2

Menedzsment Gazdaság

GONDOLKOZOTT MÁR AZON, HOGY…

- mi a vezető feladata?

- miért készítenek stratégiát a vállalatok?

- miért létezik sokféle szervezeti modell?

- miként lehet motiválni másokat?

- hogyan kontrollálhatja a vezető a kitűzött célok elérését?

- miért lehetnek sikeresek a szervezetek akkor is, ha egészen eltérő módon szervezik meg a munkát, és vezetőik is egészen más személyiséggel bírnak?

Ilyen és ehhez hasonló, egészen mindennapi kérdésekre ad választ könyvünk, amelynek fókuszában a vezető és a szervezet áll. A könyvben a vezető stratégiaalkotási, szervezési, személyes vezetési (leadership-) és kontrolltevékenységéhez kapcsolódó ismereteket vesszük sorra. E vezetési funkciók közül kiemelten foglalkozunk a szervezéssel, illetve a szervezeti struktúrákkal. Illusztratív felvezető esetek, háttéranyagok, ellenőrző kérdések, különböző alkalommal (képzéseken, tréningeken, versenyeken stb.) feldolgozható esettanulmányok, szituációs játékok, szószedet, a szakkifejezések angol és német fordításai segítik a könyv felsőoktatásban történő felhasználását, de a bőséges tudásanyagot haszonnal forgathatják üzleti és közszolgálati szervezetek vezetői is.

Hivatkozás: https://mersz.hu/dobak-antal-vezetes-es-szervezes//

BibTeX EndNote Mendeley Zotero