A levél írásakor ajánlatos néhány szempontot figyelembe venni. Fontos, hogy a levelet világosan, érthetően fogalmazzuk meg. Feleslegesen ne használjunk idegen szavakat és funkcionális igei szerkezeteket (pl. „megvitatásra került” helyett inkább: „megvitatták”). A mondatok közötti logikai kapcsolódásra, a mondatok helyes szórendjére is ügyeljünk. Kerüljük a szóismétléseket. A stílus alkalmazkodjon a levél tárgyához, céljához és a címzetthez. Válasszuk a megfelelő megszólítási formát: „Tisztelt Igazgató Úr!”, „Tisztelt Elnök Úr!” „Tisztelt Ügyfelünk!”, „Kedves Nagy Nándor!”, „Tisztelt Tanár Úr!”, „Tisztelt Tanárnő!”, „Tisztelt Igazgató Asszony!” stb. Ugyanannak a személynek „Tisztelt Tanár Úr!” a megszólítása, ha diák-tanár viszonylatban fordulunk hozzá, és „Tisztelt Elnök Úr!”, amennyiben egy sportegyesület elnökeként van vele dolgunk. A levelet udvariasan a „Tisztelettel”, „Tisztelettel üdvözli”, „Üdvözlettel”, „Köszönettel” stb. klisék alkalmazásával fejezhetjük be. Az üzleti levélben többnyire az „ön” névmással utalunk a címzettre. A levélben olyan funkciót nevezünk meg, amilyen minőségben a levelet írjuk, illetve a legmagasabb rangot tüntetjük fel. A hangvétel legyen udvarias.