Leenek, aki folytatta a visszavonulást Lynchburg felé, sikerült az Unió üldöző seregtestei előtt maradnia április 8-án, de addigra már mind az Unió, mind a Konföderáció hadvezetősége tisztán látta, hogy nem sokáig halogatható már az ellenségeskedéseket formálisan lezáró megállapodás tető alá hozatala. Az északi haderő uralta a hadműveleti területet. A déli hadseregnek sürgősen élelemre volt szüksége, amit csak az ellenség tudott szolgáltatni. Lee újabb levelet küldött, amelyben találkozót kért Granttől, és bár megvetően írt bármiféle megadási szándékról, kérte a fegyverletétel feltételeinek közlését. Grant ez egyszer nem kötötte ki, ahogy a Henry- és Donelson-erődnél, majd Vicksburg ostromakor tette, hogy az egyetlen feltétel csakis a feltétel nélküli megadás lehet. Rá nem jellemző gyöngédség hatja át a leveleket, amelyeket Leevel kezdett váltani. Lee arra kérte Grantet, a két hadsereg előőrsvonalai között találkozzon vele, Grant azonban, kihangsúlyozva, hogy nincsen felhatalmazása a békekötésről tárgyalni, ezt elutasította. Lee elment a találkozóra, de mert látta, hogy Grant nem jött el, visszatért Appomattoxba. Meade közben csatarendbe állította a Potomac Hadsereget a végső, mindent eldöntő támadásra. Grant nem annál a menetoszlopnál tartózkodott, amelyiknél Meade, hanem egy másiknál. A küszöbönálló összecsapást sikerült megakadályozni, amikor Sheridan egyik tisztje tájékoztatta Meade-et, hogy a két főparancsnok bizalmas megbeszélésre ült össze Appomattoxban. Grant, akit akut fejfájás gyötört, április 8. éjszakáját egy Curdsville melletti parasztházban töltötte. Amikor még mindig fájó fejjel felkelt, csatlakozott törzskarához, hogy átlovagoljanak a közeli Appomattox Court House faluba, ahol tudomásuk szerint Lee és parancsnokága tartózkodott. Mikor belovagoltak a falu utcájára, közölték velük, hogy Lee az egyik az utcára néző házban tartózkodik. Ő egy kicsivel korábban érkezett, és egyik tisztje közölte egy helyi lakossal, akivel az utcán találkozott, hogy tábornokának átmenetileg szüksége van egy házra, mert ott akarja fogadni Grant tábornokot. Wilmer McLean az ottani csata után költözött Manassasból Appomattox Court House-ba, abban a reményben, hogy így elkerülheti a háború további zavaró beavatkozását életébe. Most bevezette Leet a falu egyik házának az első szobájába, de Lee az elvégzendő feladathoz túlságosan szűknek és méltatlannak találta a ház helyiségeit. Ezért aztán McLean átvezette a saját utcai szobájába. A McLean-ház északi stílusban felhúzott, tágas, kétszárnyú épület volt, oszlopos verandával. Utacska futott körbe körülötte, hátul pedig udvara volt, ahol, amikor Grant és törzskara megérkezett, már ott állt kikötve Lee híres lova, Utazó. A többi tiszt hátramaradt, Grant pedig belépett az utcai szobába, bemutatkozni Leenek. A többiek csak ez után követték, hogy ülőhelyet keressenek, vagy megálljanak a háttérben. Grant első szavai Leehez így hangzottak: