A bűnügyi nyilvántartást a kormány által kijelölt központi közigazgatási szerv (Belügyminisztérium Nyilvántartások Vezetéséért Felelős Helyettes Államtitkárság, a továbbiakban: BM NYHÁT) végzi. A Belügyminisztérium Bűnügyi Nyilvántartó Hatóság (a továbbiakban: BM BNYH) két alapvető funkciót tölt be: a jogszabályban előírt esetekben nyilvántartja az elítélteket, és információt – tájékoztatást – ad a jogszabályokban engedett esetekben és körben ezekről a személyekről, illetve az ezekkel szemben hozott büntetőjogi határozatokról. A mentesítés és a bűnügyi nyilvántartás egymással összefügg. A mentesítés nem terjed ki azokra a hátrányos jogkövetkezményekre, amelyeket az újabb bűncselekmény miatti felelősségre vonás esetére a törvény az elítéléshez fűz. A mentesítés ténye nem jelenti a mentesítés tárgyát képező elítélések nyilvántartásának megszűnését. A bűnügyi nyilvántartás tárgya a bűntettesek, a hátrányos jogkövetkezmények alatt álló büntetlen előéletű személyek, a büntetőeljárás hatálya alatt állók, a kényszerintézkedés hatálya alatt állók, a külföldre utazási korlátozás hatálya alatt állók, az Európai Unió tagállamainak bíróságai által magyar állampolgárokkal szemben hozott ítéletek, a bűnügyi és rendészeti biometrikus adatok (daktiloszkópiai adatok, DNS-profil nyilvántartása). (Vö.: Bnytv. 3–4/A. §.)