A beérkező alapanyagot a vásárló telephelyére való érkezésekor az anyag jellemző tulajdonságainak és speciális jellegzetességeinek megfelelő módon és gyakorisággal, az ellenőrzési terv szigorú betartásával kell ellenőrizni. Az összes előírt alapdokumentum megléte esetén (lásd a fentiekben) a következő lépés a szállító által a termékhez biztosított specifikáció, általánosan használt szabvány vagy bármely, a szállított termékkel kapcsolatos, pontosan megfogalmazott vásárlói igény és a termék jellemzőinek összehasonlítása, a termék azonosítása. Ezután az előzetesen lefektetett termékellenőrzési protokollnak megfelelően megkezdődik a minőség-ellenőrzés folyamata. A gyártáshoz felhasznált valamennyi alapanyag ellenőrzése szakmailag megfontolt alapokra helyezve, kizárólag átgondolt logika szerinti rendszerben, hatékonyan, szisztematikusan végezve és pontosan adminisztrálva tölti be elvárt megelőző szerepét. Az ellenőrzés vonatkozhat minden egyes beszállított tételre, lehet rendszeres vagy eseti, szúrópróbaszerű. A kontroll történhet gyors teszttel, helyi labor vagy akkreditált központi vizsgáló létesítmény megbízásával. Minden esetben valamely validált, megbízható módszer alkalmazása szükséges. Az alapanyagokra vonatkozó minőségbiztosítási protokollnak tartalmaznia kell a mintavételre, a gyakoriságra, a vizsgálati módszerre és az eredményértékelésre vonatkozó pontos tematikát. Az alkalmazott szisztematikus ellenőrző rendszernek mindenképpen alkalmasnak kell lennie a törvény és a minőségbiztosítási rendszer által előírt feltételek teljesítésére, a követelmények tervszerű megelőzésen alapuló biztosítására. Az eredményes működtetés része a pontos, archivált dokumentáció és a rendszeres hibaellenőrzésre alapozott javító tevékenység.