Hasznos tippek prezentációkészítéshez

Bármikor előfordulhat, hogy előadást kell tartanod, hiszen a prezentációkészítés a tanulás és a munka világában kikerülhetetlen. Érdemes már fiatalon elsajátítanod a módját, hiszen a gyakorlat teszi a mestert: minél több előadáson leszel túl, annál jobb lehetsz a következő alkalommal.

Egy prezentáció nagyobb valószínűséggel köti le a hallgatóságot, mint a monoton beszéd, és a mondanivalód is érthetőbb lesz, ha vázlatpontokba szedve, illusztrációkkal színesítve tálalod.

A jó előadás egyik ismérve, hogy végig fenntartja a hallgatóság kíváncsiságát, ezért fontos, hogy már az első percben megragadd a közönség figyelmét. Összegyűjtöttünk pár hasznos tippet, amivel a prezentációkészítés nem jelenthet kihívást!

Ismerd a közönséged!

Egy prezentáció főszereplője valójában nem maga az előadó, hanem a közönség – hiszen az előadás nekik szól. Ahhoz, hogy a gondolataidat át tudd adni, ismerned kell a célcsoportodat!

A prezentáció készítése során tudatosítsd magadban, milyen apropóból kerül sor az előadásodra, és gondolj arra is, mekkora, illetve milyen hallgatótábor elé fogsz kiállni! Nem mindegy, hány fő lesz jelen, ahogy az is befolyásolja az előadásod hangvételét, hogy szakértők vagy laikusok előtt kell beszélned.

Minél több információt szerzel a leendő közönségedről, annál inkább képes leszel rájuk szabni az előadásodat. Gondold végig, mivel tudnád felkelteni a hallgatóságod érdeklődését, milyen érvekkel tudnál rájuk hatni, és milyen kérdések foglalkoztathatják őket! Ha átgondolod, milyen ellenérveik lehetnek majd a témával kapcsolatban, a prezentáció végén kapott kérdések sem érhetnek felkészületlenül! Ha nem is készülhetsz fel előre mindenre, biztos, hogy nagyon sokat segít, ha a leendő közönséged fejével gondolkozol!

A prezentációkészítés lépései

Ha még nincs benne tapasztalatod, elsőre talán ijesztőnek tűnhet a gondolat, hogy önállóan elkészíts, majd előadj egy prezentációt. Kétség sem fér hozzá: nem kis feladatról van szó, de ha követed az alábbi lépéseket, és odafigyelsz mindarra, amit pontokba szedve összegyűjtöttünk neked, mindez nem jelenthet kihívást! Naponta több millió előadás hangzik el a világon – ha már ennyi prezentációt megtartottak, akkor hidd el, neked is menni fog!

1. A fő mondanivaló meghatározása

Első lépésként tisztázd magadban, mi lesz a prezentációd témája, azaz mi a fő mondanivalód! Ahhoz ugyanis, hogy egy üzenetet sikeresen át tudj adni másoknak – jelen esetben a hallgatóságodnak –, nem árt tisztáznod, mi is az a bizonyos üzenet.

Addig, amíg te magad sem vagy vele tisztában, mit is szeretnél átadni másoknak, felesleges brainstormingba, vázlatírásba vagy illusztrációkeresésbe kezdened! A fő mondanivaló adja majd a prezentációd irányát és ívét – ezért ahhoz, hogy egy következetes, jól strukturált és érthető előadást tudj tartani, először a saját gondolataidat kell rendszerezned.

Gondold át, és fogalmazd meg egyetlen mondatban, miről szól majd a bemutatód. Ez az üzenet legyen minél rövidebb és egyszerűbb, hiszen a további lépések során mindent erre kell majd építened!

2. Vázlatkészítés

Ha megvan, mi lesz a fő mondanivalód, nekiállhatsz a vázlatkészítésnek! Bár sokan a részletek kidolgozására szánják a legtöbb időt, hidd el, hibát követsz el, ha pillanatok alatt akarod felvázolni a prezentációd struktúráját.

Mivel a hallgatóság amúgy sem tud túl sok információt befogadni, sokkal fontosabb, hogy a fő gondolatok, érvek helytállóak legyenek! Ezért ugyanúgy, ahogy az előadásod témáját, illetve üzenetét meghatároztad, érdemes átgondolnod, milyen érvek és vázlatpontok mentén tudnád az üzenetedet a lehető legérthetőbben átadni.

Gondolkodj átlátható struktúrában: fő vázlatpontokban és alpontokban – a kidolgozás során pedig haladj a fő gondolatoktól a kisebbek felé, azaz a részletek kidolgozása maradjon az utolsó lépés! A kevesebb több – és ez bemutatókészítés esetén hatványozottan igaz!

3. A megfelelő borító készítése

Ahogy egy személyes bemutatkozásnál, úgy egy prezentáció során is döntő az első benyomás! Mivel a bemutatód első percén áll vagy bukik minden, nagyon fontos, hogy ebben a bizonyos első percben elnyerd a hallgatóság szimpátiáját.

Egy jó kezdéssel akár a teljes előadás idejére megnyerheted magadnak a közönséget, ezért a borítónak – amit még az előtt látnak majd, mielőtt bármit is mondanál – fel kell keltenie az érdeklődést, és esztétikusnak is kell lennie!

Figyelj oda rá, hogy a cím rövid, érthető és jól látható legyen! (A borító tervezésekor jusson eszedbe, mekkora terem és hány fő előtt prezentálsz majd, hiszen elengedhetetlen, hogy a közönség utolsó soraiban ülők is jól lássanak mindent!) Gondold át, az előadás fő üzenetét hogyan tudnád egyetlen képben jól megfogalmazni, és ha megvan, keress egy ennek megfelelő fotót vagy illusztrációt, amit aztán bátran beállíthatsz borítónak!

4. A betűtípus és a színvilág

Egy jól eltalált borítóval megnyerheted magadnak a közönség figyelmét – a figyelmet fenntartani viszont csak akkor tudod, ha minden egyes dia vizuális megjelenésére odafigyelsz!

A betűtípusok és a színek kiválasztásakor két dolgot sose hagyj figyelmen kívül: az előadásod témáját és a célcsoportodat! Ahogy már olvashattad, a bemutató valódi főszereplője a közönség, ezért a vizuális megjelenés megálmodásakor ne az önkifejezés igénye lebegjen a szemed előtt, hanem a hallgatóság szimpátiájának és figyelmének az elnyerése!

A betűtípusok és a színek révén is közvetíthetsz komolyságot, szakmai hozzáértést, kreativitást vagy akár humort – de nem mindegy, hogy a helyzet melyiket teszi indokolttá.

Ne ess túlzásokba, inkább maradj a klasszikusoknál: csak akkor válassz rendhagyó betűtípust, ha a kreatív szcénában mozogsz. Bár rengeteg opció közül választhatsz, az elsődleges szempont mindig az, hogy a szöveg jól olvasható legyen! Az emberi szem hosszabb ideig nem bírja a negatív – azaz a sötét alapon világossal írt – szöveg olvasását. Inkább maradj a világos alapon sötét betűkkel írt szövegeknél. Ez akkor is jól olvasható lesz, ha a teremben világos van, esetleg ég a lámpa.

A színek érzelmekre hatnak – ha tisztában vagy vele, melyik milyen hatást vált ki az emberekből, tudatosan tervezhetsz velük. A harsány, élénk színek figyelemfelkeltőek, a visszafogott, pasztell színek kifinomultságról árulkodnak, míg a teljes mellőzésük unalmas, konzervatív benyomást kelthet. Ha biztosra akarsz menni, inkább csak ott használj színeket a diákon, ahol ki szeretnél emelni valamit!

5. Képek, illusztrációk, grafikonok és kimutatások

A jól megválasztott illusztrációk élvezetesebbé és érthetőbbé teszik az előadásodat! Már a vázlat készítésekor gondold át, mely pontokat lenne érdemes illusztrálnod! Jusson eszedbe az is, az előadásod mely pontjain lankadhat a közönség figyelme, mert egy jól eltalált illusztrációval újra megnyerheted magadnak őket!

Ha számadatokról és kimutatásokról beszélnél, mindenképp használj grafikonokat vagy diagramokat, amik érthetővé teszik az állításaidat. Ügyelj a felbontásra: a professzionális megjelenés érdekében csakis olyan képeket használj, amik megfelelő felbontásúak! A választott illusztrációk legyenek összhangban a már beállított betűtípussal és színvilággal – ha nem tudsz hasonló színvilágú fotókat és grafikákat összeválogatni, még mindig használhatsz filtereket, amikkel egységesítheted a képek vizuális világát.

És persze arról se feledkezz meg, hogy a képekre írt szöveg ne olvadjon bele a háttérbe, hanem olvasható maradjon!

6. A kevesebb több – effektek és áttűnések

Amikor tartalmilag már összeállt a prezentációd, elkészültél a diákkal és megvagy az illusztrációkkal is, nincs más dolgod, mint hogy kitaláld, miként vezetheted végig a hallgatóságot az előadásod tartalmán, diáról diára haladva!

Az effektek még jobbá tehetik az előadásodat, de a kevesebb ez esetben is több: ne vidd túlzásba őket! A túl sok információ akadályozza a gondolatok átadását: ne rontsd el az eddigi munkádat azzal, hogy eltereled a figyelmet a tartalomról!

Az effektek használatakor se feledkezz meg arról, mit enged meg magának a téma és a leendő közönség: nem minden esetben szerencsés különleges hatásokat használni! Ha a PowerPoint eszközkészleténél különlegesebb tárházra vágysz, készítsd el az előadásodat a prezi.com oldalán!

7. Lezárás

Egy prezentáció során nemcsak a kezdésnek, hanem a lezárásnak is erőteljesnek kell lennie: nagyon fontos, hogy milyen érzésekkel, emlékekkel távozik a közönség az előadásodról. A záró diát használd arra, hogy még egyszer, utoljára jó benyomást tegyél a hallgatóságodra!

Mindazt, amit a borító tervezésekor figyelembe vettél, az utolsó dia összeállításakor se felejtsd el! Tartalmilag legyél rövid és tömör, vizuálisan pedig megnyerő!

Adj lehetőséget arra, hogy kérdezhessenek tőled – ha figyelemfelkeltő és interaktív volt az előadásod, hidd el, számíthatsz a közönség közreműködésére. Ha ez mégsem következne be, mondd el, hol érhetnek utol, ha a jövőben a segítségedre lenne szükségük a témával kapcsolatban. Mielőtt végleg lezárnád az előadásod, légy profi: köszönd meg a figyelmet!

8. Elkerülendő hibák

Talán most úgy érzed, a prezentációkészítés és -tartás számtalan buktatót rejt, pedig valójában csak néhány dologra kell odafigyelned ahhoz, hogy sikeresen megtarthasd az előadásodat!

• Ne akarj túl sokat: inkább kevesebb információt adj át, de azt tedd érthetően, élvezhetően és határozottan!
• Ne feledkezz meg a közönségedről: az igazán jó előadások során az előadó a közönséget is bevonja a prezentációba! Ha már az első percben megszólítod a téged hallgatókat – akár egy egyszerű kérdéssel –, máris közvetlenebb lesz a teremben a hangulat. A saját munkádat is segíted azzal, ha kíváncsivá, érdeklődővé teszed a veled szemben ülőket.
• Ne magold be a diákat, és ne felolvasni akard a vázlatodat: a vázlatpontok mankók legyenek, amikre támaszkodhatsz – ne megkötések, amikhez görcsösen ragaszkodnál!

9. Mentés

Ha a Prezi oldalán dolgoztál, az előadásod online elérhető lesz a fiókodon keresztül bármelyik wifire csatlakoztatott gépről, de a biztonság kedvéért inkább töltsd le a projektedet! Így előre felkészülhetsz arra az eshetőségre is, ha épp nem lenne internet, vagy valamilyen technikai probléma miatt nem tudnál hozzáférni a fiókodhoz.

Ugyanez a PowerPoint esetén is igaz: ha slideshow-ként mented le a munkádat, később olyan gépről is tudsz majd prezentálni, amin nem elérhető a program. Mentsd le a fájlt egy adathordozóra, és készíts biztonsági másolatot is belőle! Bár kicsi a valószínűsége, hogy szükséged lesz rá, jobb, ha felkészülsz erre az eshetőségre is. Ha ez mégis bekövetkezne, hálás leszel magadnak a felkészültségedért!

Így legyél profi előadó

Nincs rossz előadó, csak tapasztalatlan! Ha profivá akarsz válni, készülj fel az adott témából, és gyakorolj otthon addig, amíg nem érzed magad magabiztosnak!

Fontos, hogy ne bemagolni próbáld a diákon szereplő információkat, hiszen egy előadás nem egyenlő a feleléssel – inkább próbáld meg a saját szavaiddal átadni a tudásodat, a diákon szereplő kulcsszavak mentén haladva. Így nemcsak magabiztos leszel az előadás napjára, de képes leszel arra is, hogy rugalmasan reagálj a közönségtől érkező interakciókra.

A kérdésekre sose úgy tekints, mint az előadásod ritmusát megbontó, zavaró megszakításokra: inkább legyél hálás értük, hiszen a megválaszolásuk révén tovább növelheted a szakmai hitelességedet, és bebizonyíthatod, hogy valóban felkészült vagy.

Ha hajlamos vagy a lámpalázra, tudatosítsd magadban, hogy a felkészültséged révén nem érhet váratlan helyzet – te mindent megtettél azért, hogy a lehető legjobban teljesíts.

A gyakorlat teszi a mestert

Első olvasásra talán soknak tűnhet mindaz, amit most olvastál, de hidd el, valójában csak néhány dologra kell odafigyelned ahhoz, hogy tökéletes prezentációt készíthess!

Ismerd a közönséged, készíts vázlatot, állíts össze egy érthető diasort, élj a vizuális eszközök nyújtotta lehetőségekkel, legyen erőteljes kezdésed és befejezésed, és persze gyakorolj sokat, hogy magabiztosan állhass a közönséged elé. Hidd el, menni fog!