Így készíts kifogástalan minőségű PPT-t!

2021. 04. 26.

FacebookTwitterPinterestLinkedIn

A PPT gyakorlatilag a prezentációs fájlok leginkább ismert és általánosan alkalmazott formátuma. Amennyiben hosszú távon is érvényesülni szeretnél akár a tanulmányaid, akár a karriered során, erősen javasolt elsajátítanod a színvonalas PPT-fájlok készítésének leginkább célravezető és eredményes lépéseit.

A bejegyzés ehhez nyújt praktikus segítséget, részletesen ismertetve az igényes prezentációkkal szemben támasztott elvárásokat. Végigvesszük a minőségi PPT-k legfontosabb jellemzőit, szó esik az elkerülendő hibákról, emellett pedig a prezentációkészítés, illetve az előadásra való felkészülés javasolt menetét is bemutatjuk.

Prezentációk a mindennapokban

A prezentáció fogalma alatt olyan előadásra vagy bemutatóra érdemes gondolni, amelynek a segítségével információkat és gondolatokat adhatsz át másoknak, mégpedig oly módon, hogy a mondandó lényege a hallgatóság számára könnyen befogadható és értelmezhető legyen. A színvonalas forma és a közérthető tartalom rendkívüli módon segíti elő a kommunikáció hatékonyságának növelését a különféle élethelyzetekben.

Általánosságban a prezentációk lényegéről

Az adott helyzet és az elérni kívánt célok függvényében a fontos szöveges információk szemléltetésén kívül különféle tárgyak, történések, jelenségek vagy akár elvont fogalmak vizuális megjelenítése is megoldható egy-egy színvonalas prezentáció keretei között. A mondandó továbbításának eredményes kivitelezésénél bevett gyakorlatnak számít a szóban közölt információt vizuális tartalmakkal színesíteni.

Az igényes prezentáció egyszerre informatív és érdekfeszítő. Nemcsak felkelti, hanem fenn is tartja a hallgatóság figyelmét. Ennek szellemében mind tartalmilag, mind technikai szempontból meg kell felelnie a modern kor követelményeinek.

A prezentációk előfordulási lehetőségei

Míg néhány évvel ezelőtt döntő többségében az üzleti világra korlátozódott a prezentációk alkalmazásának gyakorlata, mostanra egyre szélesebb körben merül fel a prezentációk használatának igénye az élet szinte minden területén. A teljesség igénye nélkül alább felsorolunk néhány gyakori példát, amelyek mind-mind színvonalas prezentációk elkészítésének apropójaként szolgálhatnak:

  • tetszőleges témakör kapcsán összeállított előadások,
  • iskolai tanórák keretei között prezentált kiselőadások,
  • egyetemi tanulmányokat lezáró szakdolgozatvédések,
  • különböző termékek előnyeit és hasznosságát demonstráló bemutatók,
  • fejlesztési folyamatok terveinek és ütemezésének ismertetése,
  • vállalatok éves tevékenységéről és eredményeiről szóló beszámolók,
  • az adott időszak alatt elvégzett munkálatok értékelése,
  • munkavállalók teljesítményének értékelése.

Minél otthonosabban mozogsz tehát a prezentációkészítés területén, annál kedvezőbb lehetőségek nyílhatnak meg előtted az élet számos területén.

Az online prezentációk térhódítása

Az elmúlt évek során, mondhatni, szinte minden út az online prezentációk irányába vezetett. Erre tett rá még egy lapáttal a Covid–19 vírus és a pandémiás élethelyzet, előtérbe hozva az interneten keresztül történő oktatás, munkavégzés és kommunikáció gyakorlatát.

Az online prezentációk elterjedésével ma már lokációtól teljesen függetlenül, ráadásul tetszőleges méretű hallgatóság előtt prezentálhatsz. Persze egyáltalán nem mindegy, hogy ezt milyen módszerekkel teszed, és milyen eredményeket érsz el vele. Az alábbiakban ezek szellemében vesszük sorra a professzionális prezentációk készítésének fortélyait.

Tippek és trükkök: így készíthetsz profi PPT-t

A prezentációk készítéséről legtöbben kapásból a PPT-fájlok összeállításának a lehetséges menetére asszociálnak, ezért is vizsgáljuk meg részletesen ennek a folyamatnak a gyakorlati lépéseit.

A PPT jelentése, lényege és a használatával járó fontosabb előnyök

A PPT mozaikszó a Microsoft Office irodai szoftvercsomag részének számító PowerPoint program nevéből származik, ez ugyanis a Microsoft PowerPoint szoftvere által használt prezentációs fájlformátum elnevezése.

A felhasználóbarát alkalmazás az online és offline prezentációk készítésének egyik legnépszerűbb eszköze, amely korszerű funkciókkal segíti elő a hatékony prezentációk készítését.

A PowerPoint programot használva előre elkészített sablonokkal is könnyedén tudsz dolgozni. A diaképekből összeállított bemutatókat pedig ábrákkal, képekkel, hangokkal, animációkkal, illetve videórészletekkel is színesítheted.

Ráadásul az egyes diákon megjelenő szövegek tetszés szerint időzíthetők és animálhatók. A készülőfélben lévő fájlok pedig bármikor menthetők, nyomtathatók, módosíthatók és felhasználhatók.

Hogyan épül fel alapvetően egy PPT?

Ahogy azt már fentebb is említettük, a PowerPoint-bemutatók diák sorozatából állnak. A diákon pedig a szöveges tartalmak mellett fotók, ábrák, animációk, diagramok, hang- és videófájlok is helyet kaphatnak.

Struktúra és tartalom szempontjából az egyes diák elrendezése is változó lehet. A prezentáció kezdéseként használhatsz például címdiát, a többi diához pedig szabadon variálható szöveges és tartalmi elemeket adhatsz a tartalomnak és a bemutató céljának megfelelően.

A prezentációkészítés általános, íratlan szabályai

Alapos felkészülés, kutatás és adatgyűjtés nélkül nehéz színvonalas PPT-t készíteni. Célszerű törekedned a diák átlátható struktúrájára, a lényegre törő és könnyen befogadható szövegezésre, és persze ügyelned kell, valamint a nyelvhelyességre is.

Egyetlen diát sem érdemes telezsúfolnod szöveggel, hiszen az érdekfeszítő prezentációk sosem a diák szövegének papagájszerű ismétléséről szólnak. A PPT pusztán a szóbeli prezentáció kiegészítésére és alátámasztására szolgál.

A prezentációd sikere a PPT elő- és elkészítése mellett nagyrészt a szóbeli előadásodon is múlik. Az előadásra történő alapos felkészülés fegyelmezett és kitartó gyakorlást kíván meg előzetesen.

A PPT-készítés lépései a gyakorlatban

Miután elkészültél a gyűjtéssel és kutatással, következhet a PPT megtervezése. Elsőként az előadás logikai felépítésének kitalálása a cél, csakis ezután érdemes rátérned az egyes diák megalkotására. Érdemes egy papírlapon előre elkészíteni a PPT-fájl vázlatát, és csak ezután hozzálátni a fájl összeállításához.

A tartalom mélysége és a rendelkezésedre álló idő függvényében mérd fel előre, mi férne bele az előadásodba, és hány diára lenne szükség! Célszerű egységes stílust, hátteret és dizájnt választani minden diához, majd egyenként ellátni ezeket szöveggel, fotókkal, illusztrációkkal és egyéb tartalmakkal.

Amikor mindezzel megvagy, részletesen nézd át a kész prezentációt! A teljes bemutatót többször is átolvasva találhatóak meg azok az elemek, ahol optimalizálni lehet a szöveget vagy a dizájnt.

A végső finomhangolás jegyében beállíthatod az egyes diák közötti váltás menetét, effektusát és idejét is.

A kiemelkedően sikeres és egyedi PPT-k közös jellemzői

A lehető legsikeresebb prezentáció elkészítését megcélozva nem szabad megelégedned azokkal a tipikus megoldásokkal, amelyeket a hallgatóság várhatóan már kívülről ismer. Az elsöprő fogadtatáshoz ennél magasabb szintű, jóval kreatívabb ötletekre van szükség.

Válassz például egyedi sablont a PPT-hez, természetesen kifogástalan dizájnelemekkel! A szöveges diák halmozása helyett alkalmazz diagramokat, ábrákat vagy fotókat illusztrációként!

Tartalmilag indíts erőteljes felütéssel vagy érdekes kérdéssel, hogy egyből megragadd a hallgatóság figyelmét! Szintén nagyszerű eszköze a figyelem megszerzésének és megtartásának az ún. storytelling, vagyis a prezentáció szemléletes történetekkel való színesítése.

A PPT fő részében fejtsd ki részletesen a bevezetőben felvetett témakört! A PPT-t csak a mondandód szemléltetésének eszközeként használd, a figyelem pedig inkább rád irányuljon beszéd közben! A bemutatót rövid konklúzióval zárd!

A PPT-készítés leggyakoribb buktatói és hibái

Fentebb is utaltunk már rá, hogy a PowerPointra a prezentációd illusztrálását támogató eszközként célszerű gondolnod. Azaz érdektelen és semmitmondó tartalmakat a legmodernebb dizájnú diák sem visznek el a hátukon.

A csapongás, a struktúra hiánya és a nehezen befogadható tartalom egyaránt gyakori buktatója a PPT-k készítésének. Ezzel ellentétben a tudatosan megkomponált bemutató érdekfeszítő felvezetéssel indít, részletesen kidolgozza a tartalmat, majd röviden összegzi az elhangzottakat.

Érdemes könnyen olvasható betűtípust, -méretet és –színt, valamint semleges háttérdizájnt választani. A legprofibb előadást is elronthatja ugyanis például az olvashatatlan betű vagy a zavaró háttér használata, különösen, ha a diákat túlzásba vitt effektek és animációk is tarkítják.

Fontos, hogy a prezentálás nem a sok szöveget tartalmazó diák halmozásáról és monoton felolvasásáról szól. A diák tartalma hordozzon inkább pluszinformációt ahhoz képest, amit szóban mondasz el a hallgatóságodnak.

A dizájnt és a felhasznált illusztrációkat érdemes a prezentáció témájához igazítanod. A kontextus figyelmen kívül hagyása komoly hiba. Optimális esetben a kidolgozott témakör, az előadás környezete, a közönség és a PPT stílusa összhangban van egymással.

A PPT összeállításával rendszerint nem ér véget a munka érdemi része, ugyanis a prezentáció sikere minimum 50%-ban az előadás minőségén múlik. Ennek megfelelően valódi öngóllal ér fel gyakorlás nélkül, improvizálva kiállni a hallgatóság elé. Emiatt szokott gyakran előfordulni például az érthetetlen hadarás, az előadás élvezeti értékéből rendkívül sokat elvevő nyökögés (azaz a gondolkodási szünetek kitöltése elnyújtott ö- vagy e-szerű hangokkal), szélsőséges esetben pedig a teljes lefagyás. Megfelelő felkészüléssel ezeket a buktatókat proaktívan elkerülheted.

Így legyél felkészült a prezentáción!

Ideális esetben a munka oroszlánrészét a prezentáció megtartása előtt végzed el. Az előadás sikerének szempontjából rendkívül hangsúlyos, hogy a PPT-d kellően színvonalas tartalommal és dizájnnal rendelkezzen, és hogy jól begyakorold előre az előadásodat.

Ehhez célszerű többször is elpróbálnod és videón rögzítened a komplett prezentációt. Így a felvételt visszanézve még időben fény derülhet a javításra és optimalizálásra szoruló elemekre és tényezőkre. Még jobb, ha az előkészületekbe másokat is sikerül bevonnod, például kritikus hallgatóságként.

Összegzés

Próbáld meg hasznosítani a cikkünkben foglalt tanácsokat! Ha profi PPT-készítővé válsz, ezt az értékes tudást az élet egyre több területén tudod majd kamatoztatni – különösen a jelenlegi helyzetben, amikor is az online térben egyre inkább felértékelődik a hatékony információátadás jelentősége.

Ne feledd, hogy a prezentációkészítés alapja az alapos kutatómunka! Csakis akkor nyisd meg a PPT-tervező programot, amikor az előadás vázlata már kész van!

Használj igényes megoldásokat, valamint az érdeklődést és a figyelmet lekötő tartalmi és vizuális elemeket! Semmiképp ne akard szöveggel túlzsúfolni a PPT-diákat! Fontos az elkészült diasor többszöri átnézése is, hogy folyamatosan javíthass rajta a kívánt színvonal eléréséig.

Emlékezz rá, hogy a kész PPT még csak fél siker! A színvonalas előadás érdekében alaposan be kell gyakorolnod a komplett prezentációt! Ehhez próbáld el többször is az előadást, és igyekezz tökéletesre csiszolni azt. A felsorolt tanácsokat betartva magabiztosan állhatsz majd a hallgatóságod elé, így jó eséllyel pozitív fogadtatásban részesül majd az elkészült prezentációd!

Nyitókép: Freepik


Kivonat
fullscreenclose
printsave