Az e-mail-írás aranyszabályai – 10 bevált tipp és minta e-mail

2022-ben csak úgy dőlnek belőlünk a betűk: Messengeren vagy Instán beszélgetünk a barátainkkal, Skype-on vagy Teamsen tartjuk a kapcsolatot a kollégáinkkal, a tanárainkkal és még sorolhatnánk. A technika évről évre változik. Tizenöt éve még az SMS volt a legmenőbb dolog a világon, ma már teljesen ódivatúnak gondoljuk.

Az e-mail azonban ebben a gyorsan fejlődő világban is biztos pontnak számít. A tanulmányaid, a karriered vagy a hétköznapi életed során is nap mint nap kerülhetsz olyan helyzetbe, amikor sok múlik egy profin megírt e-mailen. Érdemes tehát tovább olvasnod és megismerned az e-mail-írás legfontosabb szabályait.

Ezekben a helyzetekben biztosan szükséged lesz arra, hogy e-mailt írj

A hivatalos e-mail nem baráti csevej

Ha a barátaiddal is szoktál e-mailben társalogni, akkor van némi helyzeti előnyöd, hiszen az alapokkal tisztában vagy. Amikor azonban idegenekkel, főleg intézményekkel vagy cégekkel kell levelezned, egész más megoldásokra van szükség. Úgy is mondhatnánk, hogy a legszebb arcodat kell mutatnod. Hogy csak pár példát hozzunk: a smiley-knak, a szlengnek és a rövidítéseknek biztosan nincs helyük egy hivatalos e-mailben.

Gyakori tévhit az is, hogy az e-mail nem más, mint a hagyományos papíralapú levél digitális változata. A két műfaj valójában teljesen más. Az elektromos levél lényegesen rövidebb, tömörebb és mindent összevetve kevésbé kötött forma. Később részletesen is bemutatjuk, hogy fest egy jól megírt e-mail, de először lássuk azokat a helyzeteket, ahol szükséged lesz egy tökéletesre csiszolt e-mailre.

• ÁLLÁSKERESÉS: Alighanem a legtipikusabb példa a hivatalos e-mailre. Az önéletrajzod és a motivációs leveled elektromos levélben kell elküldened, egy profi HR-es pedig már ebből levonja a megfelelő következtetéseket.
• MUNKAHELYI KOMMUNIKÁCIÓ: Ha megkaptad az állást, a munkahelyen e-mailezned kell a kollégákkal vagy éppen a főnököddel. Ebben az esetben hatékonynak és gyorsnak kell lenned, mert senki nem akar kisregényeket olvasni a munkahelyén.
• HIVATALOS LEVELEK: Nem jött meg a csomag, és írni akarsz a futárszolgálatnak. Parkolási bírságot kaptál, amivel nem értesz egyet. El szeretnél érni valamit a közös képviselőnél. Csak pár példa, amikor hivatalos e-mailt kell fogalmaznod.
• IDŐPONTFOGLALÁS: Bár az időpontfoglaló alkalmazások és online naptárak miatt az e-mailes időpontfoglalás kezd háttérbe szorulni, azért még mindig belefuthatsz ilyen helyzetbe. Például orvosnál, egy szolgáltatónál vagy az autószerelőnél.
• SZÓRAKOZÁS: Az élet nem csak játék és mese, de azért nem is csupa kötelesség és bürokrácia. Az is hivatalos e-mailnek tekinthető, ha jegyet akarsz szerezni a kedvenc zenekarod koncertjére vagy egy fesztivál szervezőinél érdeklődnél valamilyen ügyben.

Az e-mail-írás tartalmi és formai követelményei

1. Az e-mail-címed

Egyáltalán nem gond, ha több e-mail-címed is van, ez ma már teljesen megszokott. A hivatalos levelet viszont olyan címről küldd, ami önmagában is komolyságot sugall. A legjobb, ha az e-mail-címed a saját neved, vagy annak egy egyszerű változata. A vicces megoldások ebben az esetben nem nyerők, mert könnyen ellenérzést válthatnak ki a fogadó félből.

Az sem mindegy, hogy melyik szolgáltatónál vagy. Az ismeretlen e-mail-fiókokról érkező leveleket ugyanis sok rendszer automatikusan spamnek érzékeli, így a leveled akár végleg a kukában végezheti. Egy gmailes vagy outlookos címmel azonban biztosra mehetsz.

• Jó példák: kovacs.istvan@gmail.com / k.istvan.budapest@outlook.com
• Rossz példák: yoda92@gmail.com / kovacspistiakiraly00001@legjobbmail.hu

2. Az e-mail tárgya

Az e-mail tárgyát illetően aranyszabály, hogy a lehető legrövidebbnek kell lennie. Mit jelent ez a gyakorlatban? Nos, maximum 3-4 szót. A tárgy ugyanis azt a célt szolgálja, hogy a másik fél azonnal képbe kerüljön, hogy miről van szó, és legyen kedve megnyitni a leveled. Egy rosszul megfogalmazott tárgy miatt a leveled pillanatok alatt a spamek között végezheti.

• Jó példák: Kovács István mérnök árajánlat / Szakmai konferencia 2022. 04. 05.
• Rossz példák: Mellékelten küldöm a korábban egyeztetett árajánlatot pdf-ként csatolva / Ezúton szeretném Önt meghívni az idén áprilisban megrendezésre kerülő szakmai konferenciánkra

3. A címzett

Azt talán mondani sem kell, hogy a címzett e-mail-címét pontosan kell megadnod, és egy hivatalos levélben a megszólításban a teljes nevét ki kell írnod. A megszólítás lehet „Kedves” vagy „Tisztelt”, mind a kettő teljesen bevett és udvarias megoldásnak számít. Amennyiben ismeretlennek írsz, a „Kedves Hölgyem/Uram” jöhet szóba, esetleg a fogadó titulusa („Tisztelt Igazgató Úr”).

A levél fő címzettje mindig az legyen, akivel elsősorban kommunikálni szeretnél. A másolatot kap mezőbe ugyanakkor azokat is „becécézheted”, akik még érintettek. A titkos másolat mezőbe azokat helyezd, akik szintén érdekeltek, de nem ismerik egymást. Tipikusan ilyen, ha meghívót küldesz több tucat vagy több száz embernek.

4. Az e-mail tartalma

Az idő másoknak is értékes, ezért ne szaporítsd a szót feleslegesen. Senki sem akar – és nem is fog – egy több ezer karakteres e-mailt elolvasni. A fogalmazás során érdemes az általános iskolában tanult felépítést használni. Bevezetés (miről van szó), tárgyalás (a legfontosabb információk kibontva) és befejezés (mit várunk a másiktól).

Példa:

Tisztelt Kovács István!

Ezúton szeretném meghívni a 2022. május 25-én, a cégünk székhelyén megrendezésre kerülő szakmai konferenciánkra.

A kötetlen beszélgetések során neves előadóktól tanulhat és inspirálódhat, illetve megismerheti a legfrissebb fejlesztéseket és trendeket.

Kérem, egy válasz e-mailben jelezze részvételi szándékát 2022. május 20-ig.

5. Lezárás

Az elköszönésnél több lehetőség közül választhatsz. Ha kérésed volt, amire valamilyen reakciót vársz, akkor használd a „Köszönettel” kifejezést, de a „Várom válaszát” is teljesen elfogadott. Egyéb esetben nem kell túlragoznod: egy „Üdvözlettel” vagy „Tisztelettel” is bőven elég.

6. Aláírás

A leveled még mindig nincs kész. Ahogy egy hagyományos levelet, úgy egy e-mailt is alá kell írni. Persze nem a nevedet kell odafirkantanod a lap aljára, hanem létre kell hoznod egy aláírást a levelezőfiókodban. Hogy mit tartalmazzon? Elsősorban a nevedet és az elérhetőségeidet (telefonszám, e-mail-cím, honlap), de akár egy képet is beszúrhatsz magadról, ha személyesebbé szeretnéd tenni az aláírást.

7. Mellékletek

Valójában ezzel kellett volna kezdenünk, ugyanis a fájlokat érdemes első lépésként csatolni (dokumentum, ppt). Így biztos nem felejted el, és nem kell mentegetőznöd, amiért lemaradt a csatolmány. Akármilyen doksit is küldesz, törekedj a használható méretre. A több száz megás mellékletekhez inkább használj valamilyen fájlmegosztót, ahonnan a címzett bármikor letöltheti őket.

8. Stílus és helyesírás

A tömörséget mint legfőbb irányelvet már említettük. Ugyanilyen fontos az is, hogy az ismeretleneket mindig magázzuk. Akkor is, ha úgy tudjuk, hogy egy korosztályba tartozunk. Persze a ló másik oldalára sem kell átesni: a túl modoros, szervilis e-mail is visszatetszést kelthet. A tökéletes helyesírás ellenben alapelvárás, amiből akkor sem adhatsz alább, ha esetleg mobilról írod a levelet (és az ékezetek sem maradhatnak el ebben az esetben sem).

9. Ellenőrzés

A legnagyobb odafigyelés mellett is becsúszhatnak elgépelések, helyesírási hibák, vagy éppen kimaradhat valami lényeges infó. Olvasd át alaposan a levelet, mielőtt a küldés gombra kattintanál! Még jobb, ha vársz egypár órát ez ellenőrzés előtt, és friss szemmel nézed át, amit írtál. A legtöbb böngészőben beépített helyesírás-ellenőrző is található, ami hasznodra válhat.

10. Egyéb tippek

• Ne küldj e-mailt lehetetlen időpontokban! Megírhatod éjjel kettőkor, de halaszd a küldést másnap reggelre. Ehhez igénybe veheted az időzített küldés funkciót.
• Egy hosszabb beszélgetésfolyamban használhatsz színes betűket, hogy kiemeld az új részeket.
• A CAPS LOCK használata nem illik egy hivatalos e-mailhez.
• Maradj az olyan klasszikus betűtípusoknál, mint a Sans Serif (a Gmailben ez az alap font), a Tahoma vagy a Verdana.

Minta e-mail, ha angolul kell fogalmaznod

Minden, amit eddig olvastál, megállja a helyét az angol nyelvű e-maileknél is: tehát fókuszálj a lényegre, légy rövid és tömör. A tömörség egy esetben nem szerencsés: a hivatalos angol levelekben nem illik összevonásokat használni. Vagyis ne azt írd, hogy „I’m”, hanem írd ki teljes formájában: „I am”. Ugyanígy: „don’t” helyett „do not”, „you’re” helyett „you are”, és így tovább.

Az angol nyelv csak úgy hemzseg az idiómáktól, vagyis kifejezésektől, szólásoktól, ezeket nem látják szívesen az e-mailekben. Mindenképp érdemes elkerülnöd őket, ha a másik fél nem angol anyanyelvű. Könnyen lehet, hogy nem ismeri az adott kifejezést, ami félreértéshez vezethet. Egy példával megvilágítva: a „once in a blue moon” azt jelenti, hogy nagyon ritkán. Egy hivatalos levélben azonban elég annyi, hogy „rarely” (ritkán).

Példa e-mail angolul

Dear Mr. István Kovács!

I would like to invite you to our professional conference on the 25^th of May 2022, taking place at the headquarters of our company.

During the informal discussions you can learn and be inspired by renowned speakers and learn about the latest developments and trends.

Please indicate your interest in attending by sending an email reply by the 20^th of May 2022.

Yours sincerely,

László Szabó

Bárhol van lehetőséged gyakorolni

Érthető, ha elsőre izgulsz egy hivatalos e-mail megírása miatt. Az ember nem mindennap találkozik ilyen feladattal. Vagy mégis? Nos, ez csak rajtad múlik. Hiszen bármikor írhatsz egyet, akár csak úgy, próbaképpen, akár „élesben”. Például írj egy levelet a bankodnak, és érdeklődd meg, hogy milyen feltételek mellett veheted igénybe a netbank szolgáltatást.

Vagy küldj levelet egy fesztivál szervezőinek, amelyben azt próbálod kideríteni, hogy mikor indul a jegyértékesítés. A példák a végtelenségig sorolhatók. Angolul talán még könnyebb dolgod van, mert a neten előre megírt minták millióiból válogathatsz.

Nyitókép: Freepik