9 lépés, ami segít a hivatalos levél megírásában

Bármikor előfordulhat olyan élethelyzet, hogy hivatalos levelet kell írnod, legyen szó valamilyen kérvényről vagy levelezésről a tanulmányi osztállyal, esetleg a tanárokkal, netán önéletrajzhoz csatolandó motivációs levélről.

Panasz benyújtása esetén vagy hibabejelentéskor, hivatali szervekkel, szolgáltatóval történő kommunikációhoz is elengedhetetlen a hivatalos forma (pl. közüzemi ügyintézés, parkolási bírság, társasházi képviselet stb.). Köszönetnyilvánítás, ajánlatkérés vagy reklamáció benyújtása esetén sem árt, ha tudsz hivatalosan fogalmazni.

Az élet megannyi területén van szükség arra, hogy jól és helyesen tudj egy hivatalos levelet megírni. Cikkünkben ehhez nyújtunk neked segítséget.

A hivatalos levél napjainkban

Az írásbeli kommunikáció felgyorsult, napi szinten írunk e-maileket, váltunk gyors üzeneteket, de hivatalos levéllel ritkábban van dolgunk. Ha mégis olyan helyzetbe kerülünk, hogy hivatalos iratot kell fogalmaznunk, néhány szempontot szem előtt kell tartanunk.

Milyen formában léteznek manapság hivatalos levelek?

Természetesen most is vannak olyan hivatalos ügyek, amelyeket hagyományos módon, papíralapon kell intézni. Mégis elterjedtebb, hogy online formában, például csatolmányként kérnek tőled hivatalos levélmellékletet (pl. egyetemi kérvények kapcsán).

Vannak olyan felületek, ahol megadott minta segít a levél megírásában, ezt mindig érdemes megnézni, hiszen nagy segítség lehet. Ügyintézés közben találkozhatsz olyan esettel is – például hibabejelentéskor –, hogy egy formanyomtatványba kell beillesztened a megfelelő adatokat – ez már tényleg csak ujjgyakorlat.

Amire figyelni kell

Talán elsőre nehéznek tűnik egy igazán jó hivatalos levél megfogalmazása, de valójában nem egy nagy ördöngösség. Nézzük, hogy mire érdemes figyelni!

Az első és talán legfontosabb szabály, hogy egy hivatalos levél mindig legyen udvarias. Ezt azt jelenti, hogy kérésedet, mondanivalódat ne nyersen, de ne is barokkos körmondatokban, hanem tényközlő, lényegre törő módon fogalmazd meg, nem rabolva az olvasó idejét. Emellett mindig figyelj oda a választékos, szabatos fogalmazásra.

A levél tartalmilag és formailag is feleljen meg az elvárásoknak – szerencsére ennek kötött szabályai vannak, így nehéz mellényúlni. A tartalmi egység, a precizitás, az átgondolt stilisztika és természetesen a helyesírás, nyelvtanilag helyes megfogalmazás szintén alapkritériumok.

Így épül fel egy hivatalos levél

1. Címzett és címzés

A pontos adatokat mindig alaposan ellenőrizd! A fejrészben a bal oldalon tüntesd fel a címzettet és a címzést,alatta a tárgyat – ez a hivatalos levélben kötelező elem (pl. Tárgy: Ajánlattétel). A tárgy után nem kell pont.

2. Megszólítás

Jótanács: erre figyelj oda a legjobban, hiszen senki sem szereti, ha a nevét vagy a titulusát valaki pontatlanul írja le. Ha ez mégis megtörténik, már a levél elején rossz benyomást kelthetsz, ezért inkább többször is ellenőrizd.

Akkor van a legkönnyebb dolgod, ha tudod, kinek írsz, például: „Tisztelt Szabó Úr!” vagy „Tisztelt Pálkovics Tanárnő!” – a keresztnevet nem szokás hozzátenni.

Ha csak a titulust ismered, akkor a „Tisztelt Tanárnő!” vagy a „Tisztelt Osztályvezető Asszony!” a megfelelő megszólítás. Ebben az esetben is nagyon figyelj arra, hogy a pontos megnevezést használd.

Ha nem tudod pontosan, hogy kit kell megszólítanod, akkor ezeket az általános formulákat használd: „Tisztelt Hölgyem/Uram!” vagy „Tisztelt Ügyintéző!”.A „Tisztelt Címzett!” kerülendő, mert modoros. A „Kedves X. Y.!” megszólítást hivatalos levélben nem illik használni, mert túl személyes hangvételű.

3. A levél stílusa: tegezés vagy magázás?

Még el sem kezdted igazán a levelet, de máris mennyi mindenre kell figyelni… De a java még csak most jön: maga a tartalom. Aranyszabály, hogy minden hivatalos levélben magázódunk, még akkor is, ha jól ismerjük a levél címzettjét.A tartalomnak személytelennek, tárgyilagosnak, lényegre törőnek és érzelemmentesnek kell lennie.

Egy rövid levelet is érdemes a megszokott módon tagolni, azaz legyen bevezetés, tárgyalás és befejezés.A bevezetésben érdemes ismertetni a levél célját, a tárgyalásban ezt bővebben – de nem túl hosszan – ki kell fejteni, majd a lezárásban meg lehet köszönni az esetleges közbenjárást, a levél témájától függően.

4. Elköszönés, zárás

Vannak olyan formulák, amelyek bármely levél végére beilleszthetők, például a „Várom mielőbbi válaszát. Tisztelettel: X. Y.” vagy az „Előre is köszönöm válaszát. Tisztelettel: X. Y”. Elköszönéskor minden esetben írd ki a teljes nevedet.

5. Keltezés, dátum, aláírás

A keltezést a szövegtől minimum egy sorral lejjebb, bal oldalon kell elhelyezni, az aláírásnak pedig a jobb oldalon kell szerepelnie.

6. Mellékletek

Ha csatolsz mellékletet, akkor a levél alján ezt fel kell tüntetni, a mellékletek megnevezésével és az oldalak számával együtt.

9 tipp, hogy a hivatalos leveled még eredményesebb legyen

1. Tartsd a mértéket!
   A mértékletesség a tartalmat és a levél hosszát illetően is igen fontos. A levél ne legyen se túl rövid, se túl hosszú, a lényeget tartalmazza. Előfordulhat, hogy olyan esetben kell hivatalos levelet írnod, amikor érzelmileg érintett vagy, ám még ekkor is törekedned kell a tárgyilagosságra.
2. Kerüld a hétköznapi beszélt nyelvet!
   Napjainkban nagyon sokat kommunikálunk írásban olyan módon, mintha beszélgetnénk, például chaten, e-mailben és különböző appokon keresztül. Hozzászoktunk, hogy írásban is alkalmazunk szlengszavakat, beszélt nyelvi kifejezéseket, ezért egy hivatalos levélnél fokozottan oda kell figyelni a szabatos, választékos megfogalmazásra. Az elkészült levelet érdemes többször átolvasni, hogy ne legyenek benne nem odaillő szavak, kifejezések.
3. Készíts vázlatot – akár kézzel is!
   Mielőtt belevágsz a levélírásba, gondolatban szedd össze, hogy mit szeretnél közölni. Ha ezt pontokba szedve felírod egy papírra, máris megvan a szöveged vázlata – ezután nincs más dolgod, mint hivatalos formába átültetni.
4. Használj bevált fordulatokat!
   Jó néhány olyan szófordulat van, amelyet felhasználhatsz egy hivatalos levélhez, így nem is kell gondolkodnod azon, hogy mit írj. Kezdhetsz például ezzel: „Ezen levelemmel…” vagy „Ezúton értesítem/kérem, hogy…”, esetleg „Azzal a kéréssel fordulok Önhöz…” stb. Hasonló paneleket használhatsz az elköszönéskor is: „Segítségét előre is megköszönve, tisztelettel: X. Y.” vagy „Válaszát előre is köszönöm, tisztelettel: X. Y.”.
5.  A végén mindig olvasd át a levelet!
   A kész levelet többször át kell olvasnod, hiszen mindig maradhatnak benne hibák. Ha tartasz attól, hogy valami felett átsiklasz, akkor kérj segítséget: egy friss szem olyasmit is észrevehet, ami a te figyelmedet elkerülte. Ügyelj a mondatok felépítésére, a ragozásra, az igeidőkre. Ne feledd, hogy végig magázódnod kell!
6. Nézesd át olyannal, aki kompetens!
   Ha sok múlik a levélen, akkor nem biztos, hogy elég a „friss szem”. Ebben az esetben olyasvalakit kérj meg az átolvasásra, aki jó helyesíró, esetleg még a levél témájában is jártas, így nagy eséllyel nem marad hiba a szövegben.
7. Ne felejts el visszajelzést kérni!
   A hivatalos levélre mindig választ várunk. Ezt az elköszönéskor akár nyomatékosíthatod is, sőt azt is megfogalmazhatod, hogy pozitív és negatív eredmény esetén egyaránt számítasz a visszajelzésre. A levél fejlécében érdemes a saját elérhetőségeidet is megadni, hiszen a boríték elkallódhat.
8. Hivatkozz szakszerűen!
   Ha valamilyen hivatalos előzményre hivatkozol, akkor mindenképp hivatkozz az iktatószámra, hogy az illetékesek vissza tudják keresni az ügyet. Emellett azt is írd le, hogy ki volt a korábbi ügyintéző, akivel leveleztél.
9. Bánj óvatosan az internettel!
   Ha egy állásra pályázol, esetleg egy ösztöndíjat szeretnél elnyerni, akkor érdemes ellenőrizned, hogy milyen információk találhatók meg rólad a világhálón. Ma már bárki könnyűszerrel utánanézhet, hogy mi jelenik meg rólad a közösségi médiában. Ügyelj arra, hogy ne kompromittálódj!

Ha a fent összegyűjtött tippeket betartod, akkor nagy valószínűséggel tökéletesen fogsz boldogulni a hivatalos levelekkel. A legfontosabb tanácsot a végére hagytuk: sohane hagyd az utolsó pillanatra a levél megírását, hogy legyen időd végigmenni a listán!

Nyitókép: Freepik