Az iratok, közokiratok, különféle dokumentumok tárolása, megőrzése, visszakereshetőségének biztosítása tudományos, közigazgatási, vállalatirányítási szempontból mindig is nagy jelentőséggel bírt. Ezeket a dokumentumokat mindig tárolták valamilyen rendszerben. A számítógépek efféle célokra történő felhasználása előtti időkben ezt iratkezelésnek, irattározásnak, ügyvitelnek hívták. Az iratoknak különféle tartalmi és formai követelményei voltak, megőrzésük során pedig iktatással tárolták őket (lásd Dobay, 1996; Sille, 2000).

Amikor megkezdődött a számítógépek ilyen irányú alkalmazása, először különböző helyeken és módokon tárolták a dokumentumokat – ezt nevezték dokumentumtárolásnak (’document storage’). A dokumentumtárolás jellemzői, hogy a dokumentumok hálózati meghajtón érhetők el sok alkönyvtárral; hogy nincs információkezelési szabályzat; és hogy nehéz megtalálni a dokumentumokat. Az ilyen típusú rendszerekben csak egydimenzionális keresés lehetséges – például vagy szerző, vagy cím alapján –, de összetett keresés nem.

A dokumentummenedzsment (’document management’) rendszereket a dokumentumok tárolására és összetett (multidimenzionális) kereséssel történő visszakereshetőségére fejlesztették ki. A dokumentummenedzsment főbb jellemzői: támogatja, hogy ellenőrzési készletek (’set of controls’) segítségével a dokumentumokat teljes életciklusukon keresztül lehessen menedzselni; támogatja, hogy az információt könnyen lehessen megtalálni és közzétenni; támogatja a kollaborációt (megosztás, közös szerkesztés stb.). Ha csak egyféleképpen kategorizálunk egy dokumentumot, akkor csak egyféle úton lehet megtalálni (egydimenzionális keresés). Ha új utakat találunk a fájlok kategorizálására, és többféleképpen csoportosítjuk őket, akkor többféle úton is meg tudjuk találni azokat (multidimenzionális keresés). Az üzleti és ipari folyamatoknak sok résztvevője van, és az a jó, ha mindegyikük hozzáfér az adatokhoz, vagy pedig többféle adatot tesznek számukra hozzáférhetővé. A dokumentumokról úgynevezett metaadatokat tesznek közzé. A metaadatok megadásának célja, hogy a tartalom kereshető legyen (Kerner, 2015).

A tartalomkezelő rendszereknek számos fajtája van attól függően, hogy milyen munkafolyamatok támogatására alkalmasak. A dokumentummenedzsment-rendszer (’document management system’) a tartalomkezelő rendszerek (’content management system’) egyik fajtája. A vállalati tartalomkezelő rendszereknek többféle fejlettségi foka van (ezekről részletesen lásd Tay & Chin, 2011).

A dokumentumkezelő rendszert önállóan is be lehet vezetni, de része lehet akár az átfogó vállalatirányítási rendszernek is. E rendszerek fejlesztése az informatika fejlődő területe. Magyarországon is számos cég kínál dokumentumkezelő, iratkezelő rendszereket. Egy ilyen profilú cég weboldalán olvasható, hogy elektronikus dokumentumkezelő és ügyintézési megoldásaik (’solutions’) alkalmasak „tartalmak előállítására, a publikációs folyamatok szervezésére, a vállalati tudás rendszerezésére, keresésére és archiválására, az ügyviteli folyamatok irányítására vagy az ügyfélkapcsolatok hatékonyabbá tételére” (lásd Ovitas weboldala, n. d.). A dokumentumkezelő rendszerek fő felhasználási területei az adminisztráció, iratkezelés, iratok elektronikus tárolása, szerződések, számlák, határidők tárolása és hozzáférhetőségének biztosítása, különböző adatok, információk elérésének biztosítása, az iratokhoz történő hozzáférések, módosítások dokumentálása stb. „A dokumentummenedzsment fogalom az iratok teljes életciklusához kapcsolódó valamennyi folyamatot magába foglalja azok előállításától (például számlázás) archiválásukon vagy elküldésükön át az esetleges nyomtatási szolgáltatásokig” (Tímár, 2012). A kis- és nagyvállalatok, a közszféra és az oktatás területén egyaránt fontos a megfelelően biztonságos irattározás, a visszakereshetőség és a nyomonkövethetőség biztosítása.

Mára nemcsak a dokumentáció készítése vált önálló szolgáltatássá, hanem annak teljes körű kezelése is. A szolgáltatók a műszaki dokumentáció megszövegezésén túl a teljes dokumentumtár kezelésére is vállalkoznak – így a tartalmak különböző formátumokban való közzétételére, kinyomtatására, archiválására –, amelynek során a legkülönbözőbb szakembereket foglalkoztatják (szövegírókat, műszaki szakembereket, projektvezetőket stb.).

A dokumentációkezelés általános feladatai, funkciói az ügykezelés; az iratkezelés (ezen belül az átvétel, érkeztetés, iktatás, iratkeresés, szignálás, kiadmányozás, expediálás); az irattározás (iktatószám-generálás, címkekezelés, selejtezés); a jóváhagyás (workflow-kezelés, verzionálás); adminisztrációs funkciók (pl. jogosultsági szerepkörök kezelése, teljes rendszernapló) és az úgynevezett monitoring (ügytörténet, irattörténet követhetősége, statisztikák). – A témáról részletesebben lásd: Fóris & Faludi, 2017.