Szakszövegíró 1 cégénél a terminológia nagyon fontos. Egy soknyelvű terminológiai adatbázissal rendelkeznek, amelybe minden új terminust fel kell venniük, illetve meg tudják tekinteni benne a már meglévő terminusokat: „Hogy mi mit jelent, adott nyelvre hogy van lefordítva, mik a megengedett rövidítések, nem megengedett rövidítések.” Az adatbázisnak van külső és belső nézete is. Úgy véli, hogy ez a legjelentősebb eszközös támogatás, amely össze van kötve az általuk használt kontrollált szövegszerkesztő szoftverrel (Acrolinx) is, és a szoftver jelzi, ha az írás során például tiltott terminust alkalmaztak. Kiemelkedően fontosnak tartja a munka során, hogy a szakszövegíró a munka kezdetekor mindig tisztázza a fejlesztővel és a termékgazdával (’product owner’), hogy vannak-e az új fejlesztést érintő új terminusok. Ha vannak, ezeket ilyenkor definiálják, rögzítik a terminológiai adatbázisban, és a csapat többi tagját is értesítik az elfogadott terminusokról.

Szakszövegíró 2 sosem dolgozott olyan helyen, ahol az írás folyamatát szabvány szabályozta volna, viszont minden cégnél rendkívül fontos volt, hogy jó minőséget biztosítsanak. Az első nagyon fontos lépés, amelyet a minőségért megtesznek, hogy minél inkább próbálnak megismerkedni az adott témával, jellemzővel, területtel. Úgy tartják, hogy minél nagyobb tudása van az írónak, annál jobban tud kommunikálni a szakértőkkel, és kisebb az esélye a félreértéseknek is. Az első és a további vázlatok (’draft’-ok) elkészülte után mindig van ellenőrzés, azaz többkörös, többszintes lektorálási folyamat (’review’). A lektorálás kétféle lehet: az egyik a tartalmi lektorálás (’content review’), amelynek során a tartalom helyességét ellenőrzik a szakterületi szakértők (’subject matter expert’) bevonásával. A szakértő(k) első körben szinte mindig a fejlesztőmérnök(ök), akik maguk is dolgoztak a tartalmon. Utána következhet a tartalmi lektorálás kiterjesztett formája, amikor az adott területről más mérnököket, sőt termékfejlesztési oldalról más személyeket is bevonnak az ellenőrzésbe. Ez a cross-functional content review. A másik típusú lektorálás a kollegiális lektorálás (’peer review’), amelynek során az elkészült dokumentációt egy másik műszaki szövegíró nézi meg. Ez történhet a tartalmi lektorálás előtt és után is, vagy akár azzal párhuzamosan. Ennek során dokumentációs szempontból nézik át a tartalmat: egyrészről nyelvi lektorálás céljából, másrészt, hogy „megvan-e a logikája, a flow-ja, mennyire érthető, tehát mint egy user olvassuk át a dokumentációt”. Emellett előfordul a használhatósági tesztelés is.

Ha viszonylag egyszerűbb dokumentumról van szó, illetve rövidebb a fejlesztési ciklus, akkor az egyes lektorálási típusokat egyszer kivitelezik, de egy hosszabb projekt esetében akár több körben is végrehajtják. Például egy „klasszikusabb, régimódibb, több hónapig tartó” fejlesztési projekt esetében „jobban van idő ilyesmire”.

Minőségirányítási szempontból szintén fontos a verziókövetés használata.

A tartalomkészítési folyamatot jóváhagyás (’approval’) zárja le, amely sokszor inkább csak formális, de hivatalosan mindig van egy személy, aki az utolsó ellenőrzést végzi, és jóváhagyottnak (’approved’), azaz publikálhatónak minősíti a tartalmat.

Szakszövegíró 2 szerint a terminológiai munkára fektetett hangsúly cégfüggő. Úgy véli, hogy ahol nem kerül fordításra a tartalom, ott a terminológiát kevésbé tartják fontosnak. Azonban ott, ahol fordítás is történik, előbb-utóbb felismerik, hogy ez nagyon fontos. Ugyanakkor szerinte mindenhol megvan az az alapvető hozzáállás, hogy legyenek bizonyos dolgok, amelyeket mindig ugyanúgy neveznek, bármilyen dokumentumban is olvasnak róla. Ezért a termékfejlesztés (’product management’) részéről az adott fejlesztéshez, termékhez (’product’) tartozó alapterminológia mindig kialakításra kerül. Náluk a termékfejlesztés informálja a szakszövegírókat arról, hogy mi lett a végleges, jóváhagyott (’approved’) elnevezése a terméknek, és milyen variációkban, formákban fordulhat elő hivatalosan, hogyan hivatkozhatnak rá a dokumentációkban. Sokszor nemcsak egyetlen terméknévről van szó, hanem az ahhoz kapcsolódó fogalmakat is definiálják. A termékfejlesztés kapcsolatban van az ügyfelekkel és az értékesítésért felelős részleggel (’sales’) is, így alakítják ki a végleges terminusokat. Az is előfordulhat, hogy a mérnökök (’engineering’), a szakmai részleg nem ért egyet a döntésekkel, de mindig a termékfejlesztésé a végső szó.

A következetes terminushasználatról egyrészt a kollegiális lektorálás során gondoskodnak ellenőrzőlisták (’checklist’-ek) segítségével, másrészt az XML-ben történő írás során a terminusokat újrafelhasználható (’reusable’) elemekként kezelik, azaz beillesztik őket a terminológiai gyűjteményből, így, ha módosítják a terminust, a szoftver frissíti a jelölőt minden „topic-ban”. Ugyanakkor, mivel a készített tartalmakat nem fordítják, ezért nem rendelkeznek nagy terminológiai gyűjteménnyel. A terminológia frissítse, karbantartása az „írói team” feladata, azon belül azé, aki „éppen ráér”.

Szakszövegíró 3 rögtön a vonatkozó szabványokra hivatkozik, többek között az ISO 90011-re, illetve különböző egyéb ISO szabványokra, amelyek kimondottan a termékinformáció, termékdokumentáció előállítására, kezelésére vonatkoznak. Ezek alapján vannak alapvető folyamatai a szakszövegírásnak, éppúgy, mint bármilyen más szöveg-előállításnak. Például a forrásbegyűjtés, forráselemzés, a forrásadatok feldolgozása. A forrásbegyűjtés történhet személyes interjúk keretében is. A forrásgyűjtést követő szakasz a vázlat-előállítás, ezután történik az ellenőrzés, végül – szerencsés esetben – a jóváhagyatás. A jóváhagyás az adott szakterületért felelő szakmai felelős feladata. Szakszövegíró 3 szerint cégenként változhat a tartalom-előállítás folyamata, vagyis elsősorban a céges kultúrától függ, hogy például milyen mértékben állnak rendelkezésre írott források a terméktervezés, termékfejlesztés szakaszaiból, amelyekből a szakszövegíró kiindulhat a dokumentáció írása során. Ha kevésbé állnak rendelkezésre írott források, akkor szóbeli forrásokra van szükség. Összetettebb dokumentációs folyamatok esetében nagyobb cégeknél gyakran foglalkoztatnak dokumentációs projektmenedzsert is, aki a termékfejlesztési projekten belül összefogja a dokumentációs alprojekt feladatait.

Szakszövegíró 3 szerint a terminológiai minőség biztosítása érdekében annyit tehet egy cég, hogy megpróbál minél hamarabb megállapodni a közös terminológiában. Gyakorlati tapasztalatai alapján ez nem könnyű folyamat. Saját cégüknél is létrehoztak egy belső terminológiai adatbázist, ahol összegyűjtötték a házon belül használt szakkifejezéseket, terminusokat, és definíciót, valamint használati információt adtak hozzájuk. A terminológiai adatbázist a szakszövegírók készítették néhány mérnök bevonásával, de saját szavait idézve: „A mérnökök jó része nem rendelkezik azzal a dokumentációs következetességgel, amivel egy szakszövegíró.” A fő problémát abban látja, hogy „a mérnökökben nincs meg az a nyelvvel szembeni igényesség”, amely a szakszövegírókban, továbbá az adatbázisok, információk – különösen itthon – idegen nyelven készülnek, leginkább angolul. A terminológiai adatbázisban történő következetes tartalomszerkesztés egy mérnök számára olyan kihívás, amelynek követelményeivel sokszor nincs is tisztában. Ezért az interjúalany úgy véli, hogy az a legjobb, ha a nyelvi adatbázisokat ezzel a feladattal megbízott, nyelvészeti képzettségű szakemberek tartják karban.