Technikai szempontból számtalan megoldás áll rendelkezésünkre egy alapfelszereltségű személyi számítógépen is. Nagyobb terjedelmű dokumentáció készítéséhez azonban szükségünk van olyan funkciókra is, amelyek jellemzően kiadványszerkesztő vagy tartalomkezelő szoftverekben érhetők el (például az elérhető tartalomszerző eszközök és testre szabható sablonok integrálhatósága, automatikus számozás és kereszthivatkozás-kezelés).

A leggyakrabban használt kiadványszerkesztő szoftver az Adobe FrameMaker. Az Adobe FrameMaker azt is lehetővé teszi, hogy háromdimenziós modelleket, videót vagy animációt közvetlenül a PDF-dokumentumokba integráljunk. A többnyelvű dokumentáció szempontjából fontos, hogy támogatja az Unicode szövegkódolást, többnyelvű szótárakat és elválasztást támogató eszközöket is tartalmaz. Amennyiben kifejezetten magas esztétikai igényű dokumentumok elkészítésére vállalkozunk, akkor a szintén az Adobe Systems által gyártott InDesign nevű szoftvert célszerű használnunk. Az Adobe InDesign már poszterek, szórólapok, brosúrák, magazinok stb., de akár könyvek készítésére is alkalmas. Sokféle formátumba való exportálást támogat, ezért e-könyvek és digitális kiadványok is készíthetők vele, vagy akár tableteszközökre szánt tartalmak is (az Adobe Digital Publishing Suite használatával).

Kifejezetten információmenedzsment céljára létrehozott, XML-alapú szabvány a DITA (Darwin Information Typing Architecture), amely elválasztja a tartalmat a formától, és így egyszerűbb, korszerűbb tartalomkészítési folyamatot eredményez, miközben lehetővé teszi a legújabb technológiákban való közzétételt is. Mivel XML-alapú, így használatával intelligens, sokoldalú, könnyen kezelhető és – ami a legfontosabb – hordozható tartalmat készíthetünk. Például PDF-, HTML-, PPT- vagy akár mobileszközökön megjeleníthető tartalmat hozhatunk létre, anélkül, hogy a fájlok közötti átalakítás során szükségünk lenne másolásra és beillesztésre. Javul a konzisztencia, a minőség és a használhatóság, és a fordítási mennyiséget akár 80 százalékkal is képes csökkenteni. Eredetileg kifejezetten részletes és összetett műszaki kommunikációs tartalmakhoz használták – mint például kezelési útmutatók, online súgók, használati útmutatók –, de gyorsan elterjedt más területeken is. Így ma már használják az oktatás, a marketing, az üzleti írás (például javaslatok, „fehér könyvek”, cikkek, jelentések készítése) területén egyaránt. Kiemelendő, hogy a DITA nem egy külön eszköz vagy szoftver, így számtalan eszközben használhatjuk. A DITA a legtöbb fordítástámogató szoftver által használt XLIFF-formátumba is átalakítható, továbbá beállítható az egyes tartalomegységek nyelve, és hogy ezek az egységek fordítandók-e vagy sem, beállítható az írás iránya, és olyan szabályok is, amelyek a végleges megjelenési formátumot határozzák meg (Samuels, 2014).

A speciális adatbázisok és tartalomfejlesztő szoftverek használata biztosítja a terminusok következetes használatát, a belső és külső hivatkozások érvényességét, valamint a kereshetőséget és az indexálást. Mindez nemcsak a professzionális dokumentáció létrehozásához szükséges, hanem komoly anyagi vonzata is van. Egyrészt jelentős mértékben csökkenti az esetleges későbbi módosításokhoz szükséges időt, másrészt lehetővé teszi a forrásdokumentum több nyelvre történő pontos fordítását, megfelelő fordítástámogató környezetben. Az ISO/IEC/IEEE 26531:2015 arra is kitér, hogy fordítási szempontból fontos, hogy a CCMS (Component Content Management System), azaz a dokumentumok komponenseinek tárolására és összeépítésére képes tartalomkezelő rendszer alkalmas legyen lokalizációs csereformátum (XLIFF) kezelésére. Amennyiben az XLIFF-ek kezelése támogatott a rendszerben, akkor a tartalomelemekből (modulokból) könnyen készíthető a fordításszolgáltató, illetve a fordítói rendszerek által kezelhető formátum. (A CCMS-nek szintén támogatnia kell az XLIFF-formátumok importálását, parszolását és a lokalizált verziók frissítésének kezelését.) Ezek a lépések pedig jelentős mennyiségű időt és ezáltal költséget takarítanak meg. A tartalomkezelő rendszerek (Content Management System, CMS) bevezetése ugyanakkor meglehetősen nagy költséggel jár, ezért alaposan megfontolandó, hogy pénzügyi szempontból tényleg megéri-e áttérni a használatukra.

A tartalomkezeléshez tartozik az úgynevezett modularizáció, ami lehetővé teszi a dokumentáció részekre szedését, illetve a CMS segítségével lehetővé válik, hogy csak a módosított tartalom jusson el a fordítói csapathoz, de akár a módosított tartalom közzététele is automatizálható (Brown-Hoekstra, 2010).

A moduláris dokumentáció azt is lehetővé teszi, hogy a rendszerben egy dokumentumot több különböző dokumentációegységhez is hozzárendeljünk. A tartalom és a megjelenítési forma elválasztásának köszönhetően az információ automatikusan szűrhető és publikálható a kívánt eszközökön. Továbbá az egyes dokumentációk hatékonyan újrafelhasználhatók: például, ha egy cég egy termékből többféle modellt gyárt, amelyek nagyrészt azonos elemeket tartalmaznak, akkor a dokumentáció nagy része is újra felhasználható; ha egy elem módosul, akkor csak ennek a dokumentációját kell módosítani, és a módosítás igény szerint átvezethető más dokumentumegységekbe is. Ez csökkenti a karbantartás erőforrásigényét, és növeli az áttekinthetőséget. Az előnyök hatványozódnak, ha a dokumentációt több nyelven kell elkészítenünk, mivel csak a megváltoztatott elemek fordítását kell elvégezni. Az ilyen XML-alapú információkezelés további előnye, hogy a szövegbe egyéb információk is beágyazhatók (például magyarázatok), amelyek a felhasználás módjától vagy a felhasználó személyétől függően elrejthetők vagy megjeleníthetők.

További fontos szempont, hogy az információkeresésben rövidesen várhatóan átveszik az uralmat az olyan mesterséges intelligencián alapuló, hangvezérelt alkalmazások, amelyektől szóban kérdezhetünk, az eszköz pedig megkeresi a választ az interneten (lásd pl. Alexa, Siri). Ezért a gyártóknak egyértelmű érdekük, hogy a termékeikkel kapcsolatos információ ilyen formában is kereshető és felhasználható legyen. Ezeket a gépi intelligencia számára feldolgozható tartalmakat nevezzük intelligens tartalomnak.