Ennek a folyamatnak az egyik szembetűnő jelensége, hogy a fordítás előkészítési fázisa gyakorlatilag megszűnik, pontosabban beleolvad a dokumentációs fázisba. Ez a változás pedig a terminológiai munka helyére és szerepére is hatással van, terminológiai munkára ugyanis hagyományosan a fordítások előkészítése során van szükség. Ezt nevezik a fordítások terminológiai előkészítésének. Valójában ez nem fedi a teljes valóságot, ugyanis a terminológiai munka szerencsés esetben nem szöveg-, hanem tárgykörközpontú, továbbá a fordítási folyamat szinte minden lépésében megjelenik – lásd (gépi) minőség-ellenőrzés, ügyféltől érkező visszajelzések kezelése stb. A technológia ilyen irányú fejlődésével azonban egyértelművé vált, hogy ma már a terminológiai munka elsődlegesen máshol jelenik meg, méghozzá a dokumentáció készítésének korábbi szakaszában, a dokumentációírás során.

A dokumentációs folyamat szempontjából az iteráció (újrafelhasználás, ismétlési ciklus) szempontja ugyanannyira fontos, mint a létrehozás folyamata. A dokumentációval foglalkozó szakembereknek számtalan feladata van a kutatástól kezdve a sablonok, szerkesztési útmutatók (szerkesztési kézikönyv, útmutató a szerzőknek, ’style guide’, ’manual of style’), glosszáriumok létrehozásáig. A legjellemzőbb probléma, hogy a dokumentációs szakember számára a fordítás a legtöbb esetben „fekete doboz”. Ez különösen azokban az esetekben van így, ahol a dokumentációkészítést integrálták a folyamatba, de a fordítói csapatot és folyamatot nem.

További probléma, hogy a tartalom fordítása szintén elválik a DTP-től (’Desktop Publishing’, azaz kiadványszerkesztés) és/vagy az úgynevezett fájlkezeléstől (’file engineering’). Tehát a fájlkezelés és a kiadványszerkesztés részben levesz feladatokat a fordító válláról, felértékelődik ugyanakkor a projektmenedzsment szerepe, ezért rendkívül fontos, hogy minden részt vevő egyén és csoport megértse a folyamatban betöltött helyét és szerepét, illetve azt, hogy munkája hogyan befolyásolja a folyamat többi résztvevőjének munkáját. További gyakori nehézség, hogy a dokumentáció elkészítését a legtöbb esetben a termék gyártásának végére tolják (Brown-Hoekstra, 2010), így mindig a lehető legrövidebb idő alatt kell létrehozni magát a dokumentációt, és végrehajtani a lokalizációt.

Fontos terület a style guide-ok és sablonok készítése, illetve ezek internacionalizációja. Brown-Hoekstra alapján „a minőségi fordítás a tartalomkészítéssel kezdődik, és szorosan összefügg az internacionalizáció mértékével” (Brown-Hoekstra, 2010). Egy fordítási projektben az egyik legnagyobb költség gyakran a fájlkezelés és/vagy a kiadványszerkesztés. Érdemes már a folyamat elején olyan sablont kialakíttatnunk, amely minden nyelvre megfelelő, így szignifikánsan csökkenthető a később felmerülő problémák száma és az ezek által keletkezett túlórákból fakadó költségek is. A sablonok, style guide-ok és a terminológia mielőbbi áttekintésével és a döntések időben történő meghozásával biztosítható a projektfolyamat tisztasága, és optimalizálhatók a költségek.

Brown-Hoekstra praktikákat is kínál a dokumentáció ellenőrzéséhez (Brown-Hoekstra, 2010). Például az elkészült forrásnyelvi szöveget érdemes előfordítani a meglévő fordítási memóriánkkal, és ha ennek eredménye sok 90–95 százalékos találat, akkor lehetséges, hogy a szövegíró a korábbi szöveghez képest csak preferenciális változtatást hajtott végre, illetve gyanítható, hogy a szöveg részleges újrafelhasználása történt.

Emiatt is rendkívül fontos a dokumentációs csapat számára, hogy elsajátítsa a fordítási célra való szövegalkotás praktikáit. Továbbá érdemes a folyamatban résztvevők számára olyan workshopokat biztosítani, amelyek során megtapasztalhatják, hogyan hatnak a részmunkafolyamatok a folyamatok egészére. A dokumentációs folyamatban végrehajtott apró változtatások a legtöbb esetben akár jelentősen csökkenthetik a lokalizációs folyamat egészének költségeit, például a képszövegek tekintetében. Ha a szövegeket eltávolítjuk a képekről, és helyette legend-et (magyarázó szöveget) használunk, akár egyetlen projektben több százezer forint nagyságú összeget spórolhatunk. Tudnunk kell, hogy a képszövegek elkészítése minden esetben utómunkával jár: a szövegeket manuálisan ki kell nyerni a képekről, majd vissza kell helyezni azokat a megfelelő helyekre. Brown-Hoekstra az alábbi példát mutatja be (Brown-Hoekstra, 2010): tegyük fel, hogy egy kép elkészítése 50 dollárba kerül, a projekt során pedig száz képet kell fordítanunk húsz nyelvre; ebben az esetben 100 000 dollárba kerül a képek elkészítése. Ha a képeken hibás szöveg szerepel, és ezt nem vesszük észre a projekt korai szakaszában, akkor egy hiba későbbi javítása képeként ismét 50 dollárba kerülhet. Így egy kép javítása húsz nyelvre máris 1000 dollár költséget von maga után. Minden további, fordítás előtt fel nem fedezett hiba megduplázza, illetve megháromszorozza a javítási költséget.

Ha a dokumentációt nem egységes rendszerben kezelik – például különböző célú dokumentációkat különböző rendszerekben tartanak: szervizkönyvek XML-formátumban, felhasználói útmutatók kiadványszerkesztőkben, egyéb módosítások .doc formátumban –, akkor a különböző műfajok különböző szövegezést tartalmazhatnak, adott esetben különböző terminológiával, ez pedig további inkonzisztenciát és feldolgozási problémát jelent. Ezek a hibák továbbgyűrűznek a fordítási folyamatba: ha a fordítók csak nehezen tudják értelmezni a szöveget, akkor nő a fordításhoz szükséges idő, esetleg kérdésekkel kell fordulniuk a megbízóhoz a szöveg értelmezésével kapcsolatban, amire nem is mindig van lehetőség. Ha mégis lehetőség nyílik a kommunikációra a szövegíróval, a fordításra rendelkezésre álló idő szűkössége miatt általában nem valósulhat meg a megfelelő információcsere, de előfordul az is, hogy a fordítás során olyan problémák merülnek fel, amelyek miatt a forrásdokumentáció bizonyos részeit – vagy a teljes kapcsolódó dokumentációt – újra kellene írni és ellenőriztetni, amire a projektnek ebben a fázisában már nincs idő, nincs lehetőség.

Továbbá a rosszul megírt forrásszöveg a fordító munkamorálját is negatívan befolyásolhatja, hiszen a fordító könnyen „arra a következtetésre is juthat, hogy ugyanez elég lesz a célnyelven is. Továbbá vannak olyan fordítók, akik nem hajlandók rosszul megírt szövegekkel vesződni, így a megbízó el is veszítheti a jó lokalizációs szakembereket a gyenge minőségű forrásszöveg miatt” (B. Papp, 2019b, 75).

Technikai szempontból az inkonzisztencia a számítógéppel támogatott fordítás költségeit is növeli. A korábbi fordítások kinyerése csak akkor működik zökkenőmentesen, ha a korábban lefordított szövegek teljes mértékben (azaz névelőkre és írásjelekre is kiterjedően) azonosak az új dokumentumban szereplő szegmensekkel. Ez akkor valósul meg, ha az egyszer (jól) megírt szövegrészleteket, információbuborékokat újra felhasználják a későbbi dokumentáció írásakor. Mégsem általános gyakorlat a szövegek újrahasznosítása, egyszerűen azért, mert központi, kereshető adatbázis és megfelelő képzés híján az új dokumentáció írója nem találja a korábbi verziókat. (B. Papp, 2019b, 75)