Az értékelési rendszerek feladata, hogy az adatokat összemérhetővé tegyék. Összemérni azonban csak azonos formátumú, struktúrájú és tartalmú adatokat lehet. Az azonos formátum az adatok mértékegységének az egyezőségét jelenti, hiszen egy költségadatot nehéz összevetni például egy teljesítményadattal. Az adatok struktúrájának azonossága az adatok bontásának (elemeinek) azonos felépítését vagy részletezettségét jelenti. (Például azt, hogy egy költségkalkulációban az egyes költségcsoportokat azonos tartalommal készítették-e el, vagy egy forgási sebesség számításnál a számítás alapelemei azonos elven kerültek-e meghatározásra.) Az azonos tartalom alatt pedig az adatok jelentésének, értelmezésének egyezőségét értjük. Éppen ezért az értékelési rendszer kiválasztásakor körültekintően kell végiggondolni azt, hogy milyen jellegű adatokra lenne szükség, illetve, hogy milyenek állnak rendelkezésre (vagy szerezhetőek meg). A beszállítói adatok (ajánlatok) bekérésénél pedig törekedni kell arra, hogy az adatokat olyan formában kérjük a beszállítótól, ami az előző összehasonlíthatóságot lehetővé teszi. Ez egyrészt jelenti a várt adatok struktúrájának megadását, másik oldalról az egyes kategóriák elvárt tartalmának megfogalmazását.