A dokumentáció fogalma is meglehetősen dinamikusan változott a 20. század első felében. Paul Otlet, az IIB és egyben a dokumentációtudomány atyja széles értelmű definíciót alkotott: szerinte a dokumentáció „tudomást szerez mindarról, ami valamely kérdés szempontjából eredeti vagy fontos” (Otlet, 1934, 317; ford. Verók, 2011). A fogalmi változást a FID maga is figyelemmel kísérte, és az alábbi definíciókat tette közzé, az elsőt 1924-ben: „A dokumentáció bármely fajta dokumentum gyűjtése, osztályozása és terjesztése az emberi tevékenység bármely területéről” (ford. Verók, 2011, 55), illetve később, 1953-ban: „A dokumentáció bármely fajta információ gyűjtése és megőrzése, osztályozása és válogatása, terjesztése és hasznosítása” (Polzovics, 1959, 327).

1976-ban az UNESCO fontosnak tartotta, hogy Terminology of documentation címmel kiadjon egy a dokumentáció alapfogalmait összegző négynyelvű szótárt, amely a dokumentáció fogalmát az alábbiak szerint összegzi: „Dokumentumok és adatok folyamatos és rendszerezett kezelése, beleértve az elhelyezést, azonosítást, feltárást, elemzést, tárolást, visszakeresést, újrafelhasználást és megőrzést a szakemberek számára” (Wersig & Neveling, 1967).1

Mindezek mellett előtérbe került a dokumentációs nyelv fontossága is. Polzovics Iván fontosnak tartotta, hogy a dokumentáció egységes nyelven valósuljon meg, hiszen maga a dokumentáció az, ami képes elhárítani a nyelvi akadályokat (Polzovics, 1962; idézi Verók, 2011).

A dokumentáció- és az információtudomány (vagy könyvtártudomány) szoros kapcsolatban állnak egymással. Verók szerint a könyvtár és a dokumentáció tulajdonképpen ugyanazt a tevékenységet jelöli: „Nem eltérő intézményekről van szó, hanem eltérő nézőpontokról. Az egyik megelégszik a hordozók fizikai rendjével, a másik nézőpont a tartalmakra orientál” (Verók, 2011, 55). Verók értelmezésével némiképp szembemegy, hogy Polzovics már 1959-ben is úgy látta, hogy „az információ fogalmának teljes elkülönítése a dokumentációtól kevéssé megokolt és […] gyakorlati célra nem is szükséges, sőt kontraindikált” (Polzovics, 1959, 330). Polzovics 1961-ben terminológiai vitába keveredett Josef Koblitzcal, a berlini Institut für Dokumentation helyettes igazgatójával. Vitájuk magyar nyelven „A dokumentáció, az információ és a tájékoztatás fogalma. Terminológiai vita” című kiadványban követhető nyomon (Polzovics, 1961). A vita elindítója Koblitz Dokumentation und Information. Eine terminologische Untersuchung című tanulmánya volt (Koblitz, 1959), amely szerint az addig a dokumentáció egyik funkciójának tekintett tevékenységi kör információ elnevezéssel már önálló, a dokumentációtól elkülönült ismeretággá nőtte ki magát. Polzovics szerint viszont a megjelölt tevékenységi kör jelentős fejlődése ugyan indokolttá teheti külön fogalmi megjelölését, de úgy tartja, hogy „ez idő szerint sem elvi, sem gyakorlati szempontok nem szólnak amellett, hogy az és a rá vonatkozó ismeretek összessége mint ismeretág a dokumentáció fogalmi köréből kirekesztődjék” (Polzovics, 1961, 5).

A fogalmak körül kialakult vita oka a könyvtártudomány fejlődésében, elméleti változásában keresendő. Koltay és Prókai tisztázzák, hogy a könyvtártudományi terminusok változása nagyjából ötvenéves ciklusokban követhető nyomon (Koltay & Prókai, 2010). A 19. század végén és a századfordulón a könyvtári tevékenység kulcsfogalma a bibliográfia volt. A 20. század közepére a dokumentáció lépett a helyére, majd napjainkra az információ fogalma került a középpontba (Koltay & Prókai, 2010, 270). Az egyes fogalmak közkeletűvé válása az alábbi dátumokhoz köthető: 1885: bibliográfia, 1934: dokumentáció, 1988: információ (Koltay & Prókai, 2010, 271). Koltay és Prókai 2010-ben a következőképpen összegezték a 21. század elején továbbra is fennálló, a tudományág elnevezését is érintő terminológiai problémát:

A dokumentáció mint szakterület és mint tudományterület tehát már a 19. század első felében létrejött, de meghatározása dinamikusan változott. Eleinte főként a szakirodalmi dokumentációt jelentette – ebben az értelemben Paul Otlet nevéhez kötődik a dokumentáció, akit az információtudomány egyik atyjaként tartanak számon (lásd Otlet, 1934; Wright, 2014). Ehhez kapcsolódóan a 20. század közepén több országos és szakterületi dokumentációs központot hoztak létre világszerte, így Magyarországon is (Kégli, 2009).

Magyarországon a dokumentációs munka kezdete 1947-re tehető. „[E]kkor megalakul egy műszaki dokumentációs központ, amely Műszaki Dokumentációs Intézet (Hungarian Technical Documentation Institute) néven nemzeti tagként belép a FID-be” (Balázs, 1960, 59). Az idézetben a műszaki szó a műszaki szakterületeket és szakembereket kiszolgáló szakirodalmi dokumentációt jelöli, nem pedig a Cabré által is használt műszaki dokumentáció fogalmát (Cabré, 1999). Itt megemlítendő, hogy az információtudományi értelemben vett dokumentációra is sokféle elnevezést használnak. Sokszor szakirodalmi tájékoztatásként hivatkoznak rá (pl. Ungváry & Vajda, 2002), mások szerint viszont a dokumentáció fogalma jóval szélesebb a szakirodalmi tájékoztatásnál (lásd Verók, 2011).

Két év múlva, 1949-ben hivatalos, állami feladattá vált a dokumentáció ügye. Ez az eredmény a Magyar Tudományos Tanácsnak köszönhető, amely felismerte, hogy szükség van az egymástól függetlenül létrejött és működő dokumentációs műhelyek összefogására, központi irányítására. Így jött létre az Országos Dokumentációs Központ, amely tizenhat hónapnyi működés után ugyan meg is szűnt, a szakmai dokumentációs központok azonban tovább működtek. Egy 1949-ben hozott kormányrendelet lehetővé tette, hogy az előírtakon túl más szakterületi dokumentációs központok is létesüljenek. Így az 1950-es évek elején több szakmai dokumentációs szervezet is létrejött, többek között például a földrajz, az irodalomtörténet és a jog területén (Kégli, 2009).

Körülbelül az 1970-es évektől az úgynevezett információs (vagy tudásalapú) társadalom kialakulásával – illetve az információrobbanás után – az információ előállítása, elosztása, terjesztése, használata és kezelése jelentős gazdasági, politikai és kulturális tevékenységgé vált.

A 20. század végére a dokumentáció szakterülete jelentősen megnőtt, és az információt érintő tevékenységek is egyre több szakterületre diverzifikálódtak. Egyre több intézmény, szervezet kezdett dokumentációval foglalkozni, ma pedig már gyakorlatilag minden szakterületen végeznek különböző típusú dokumentációs munkákat. A dokumentumok leírásának és elérhetővé tételének új szempontjai – mint a tartalomorientáltság, aktualitás, gyorsaság stb. – a 20. században a dokumentáció tevékenységét már szükségszerűen a könyvtáron kívülre helyezték, azért is, mert a könyvtárak túlságosan lassúnak bizonyultak ezekben az új típusú feladatokban.

A szakterület dinamikus fejlődése egyben szétfejlődését is jelentette. Mára a dokumentáció átszövi a mindennapjainkat – nemcsak szervezeti szinteken, de gyakorlatilag magánéletünk nagy részét is dokumentációval töltjük. Elég, ha az egészségügyi dokumentumok, kiadásokról szóló számlák vagy az egyre nagyobb számban készített fényképek rendszerezésére gondolunk, vagy arra, hogy hányféle felhasználói nevünk és hozzá tartozó jelszavunk van a különböző digitális felületekre történő belépéshez, és hogy ezeket is tárolnunk kell valahol, illetve nyomon kell követnünk a változtatásokat. Szervezeti formában mindenfajta könyvtár, információs ügynökség, dokumentációs szervezet végez dokumentációs feladatokat. Dokumentációs rendszerek kiépítésével, karbantartásával is nagyon sokan foglalkoznak, ugyanis minden szervezetben szükséges ezeknek a munkáknak az elvégzése.

Ezt a gyors fejlődést elősegítette és új megoldásokkal gazdagította az informatikai megoldások megjelenése, amelyek elsősorban a dokumentumkezelés területén nyújtanak jelentős támogatást. A dokumentumkezelő rendszerek mint tudásmenedzsment-megoldások leggyakrabban a tartalommenedzsmenttel, a kommunikációmenedzsmenttel, a projektmenedzsmenttel, a folyamatmenedzsmenttel és az adatbányászati megoldásokkal összefüggésben szerepelnek a különböző szakirodalmi művekben (lásd Fóris & Faludi, 2019). Idesorolhatók például a vezetői információs rendszerek (VIR), az adattárház, az adatbányászati rendszerek, a dokumentumkezelő megoldások, a tartalomkezelő megoldások, a csoportmunkát támogató megoldások vagy a komplex tudásmenedzsment-rendszerek.